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他社へ出す文書のちょっとした気配り【朝礼・研修のスピーチ】

他社へ出す文書のちょっとした気配り【朝礼・研修のスピーチ】

(2015年5月11日更新)

 
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他社に出す手紙や依頼状、契約書など……こうした外部に出す文書で、誤字脱字、内容に間違いがないようにするのは当たり前の話。皆さんには、もう一歩レベルの高い文書を書いていただきたいと思います。

 

たとえば、こんなちょっとした気配りです。
 
「あなたの会社」という意味の「貴社」という言を使う場合、「貴社」の二文字が改行で分かれてしまったとき、あなたはそのまま放っておきますか?
同じように相手の名前や製品名が二行に分かれてしまったら、相手はどう思うでしょうか?
相手が繊細な人物なら、あなたの人柄をそこに読み取るかもしれません。
 
また、こちらの誠意を本当に相手に伝えたいとき、「お願い申し上げます」という一文が、途中で改行されて途切れているのを見たら、やはり読んでもらいやすいように直す。
そこまで注意を払うべきでしょう。
 
ましてや相手の名前、社名など、念には念を入れたチェックが必要です。
 
ちょっとした気配り、そこにあなたの誠意がこもるということを忘れてはならないのです。
 
 
 
出典:CD『元気が出る朝礼120話』(PHP研究所・刊)
執筆:坂川山輝夫
 

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