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若手社員に教えたいタイムマネジメントの基本

若手社員に教えたいタイムマネジメントの基本

(2017年6月15日更新)

 
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仕事には、重要度と緊急度の2つの軸があります。この2つの軸で、仕事の優先順位を考えることがポイントとなります。若手社員に教えたいタイムマネジメントの基本を解説します。

 

*    *    *

 

仕事の重要度、緊急度

仕事は以下の4つに分類することができます。

 

仕事の重要度緊急度

 

第1象限の仕事とは「重要かつ緊急な仕事」です。たとえば、今日お会いする大事なお客様との商談、明日の役員会議の準備、クレーム対応など、仕事の成果に直結する緊急度の高い仕事をさします。

第2象限の仕事とは「重要だが緊急ではない仕事」です。スキルアップ、人材育成、人脈構築、経営理念の浸透などがあげられます。重要な長期案件(たとえば6カ月かかる仕事など)も、この第2象限に含まれます。

第3象限の仕事とは「重要ではないが緊急な仕事」です。目標達成に直結しない電話やメールヘの対応、営業社員にとっての月末の経費精算、急な飲み会の誘いなどがあげられます。なお、ここでの「重要ではない」とは、おろそかにしてよいという意味ではなく、目標達成に直結しないという意味です。

第4象限の仕事とは、たとえば目標達成に直接つながらないような定例でやっている仕事や手続きのことで、「重要でも緊急でもない仕事」ですので、ここで掘り下げて解説するのはやめておきましょう。

問題は、それぞれの象限の仕事にどの順番でとりかかるか、ということです。

最初にとりかかるのは、第1象限の仕事です。問題は、その次にどの象限の仕事に取り組んでいるかということです。

 

日常業務の水路化現象

私達が仕事をして行くうえで陥りがちなのが「日常業務の水路化現象」と呼ばれるものです。皆さんは、たとえば次のような仕事を優先する傾向はないでしょうか?

 

・<重要な仕事>より<期限が迫った仕事>

・<重要な仕事>より<些細な仕事>

・<難しい仕事>より<簡単な仕事>

・<新しい仕事>より<慣れている仕事>

・<時間のかかる仕事>より<すぐ終わる仕事>

・<期限のない仕事>より<期限のある仕事>

・<予定された仕事>より<突発的な仕事>

・<自発的な仕事>より<命令や依頼をされた仕事>

・<自分ひとりの仕事>より<他人と共同でする仕事> …etc

 

このように、目の前の仕事や着手しやすい仕事に流れやすい傾向を「日常業務の水路化現象」といいます。

この傾向から、重要度と緊急度のマトリックスにおいては、多くの人が第1象限の仕事を終えた後は、緊急度の高い第3象限に取り組み、次いで簡単にこなせる些細な仕事、つまり第4象限に流れていくと考えられます。

その結果、「重要/難しい/時間のかかる/期限のない(長い)」といった特徴をもつ第2象限の仕事は、多くの場合、後回しになってしまうのです。

 

水路化現象

 

第2象限を先延ばしにすると

では、第2象限を先延ばしにしていると(しつづけると)、どういった事態が起きるでしょうか?

話がわかりやすいように端的なたとえ話で説明しますが、仮に「ゾウのような巨大な食べ物を丸ごと平らげる」というミッションが与えられたとします。期限は6カ月です。

仕事とはいえ、あまり気が進まない話です。ただし、6カ月もありますから、焦る必要はありません。あなたは「任せてください!」と、6カ月の間に食べようと決意しました。

……しばらくしてハッと気づくと、2カ月たっていました。少し驚きましたが、まだ4カ月あります。そろそろ食べようと思いました。

……意識はしていたはずですが、いつのまにか、締め切りはあと2カ月後に迫っていました。「あれ? 意外と大きい……」。少し嫌な予感がします。しかし、現実を直視する気にはなれませんでした。

……ついに2週間前。もう絶対に無理です。2週間でこの巨大な食べ物を平らげるなんて人間業ではありません。ギブ・アップです。6カ月前、威勢よく「任せてください!」といった手前、信用を失うことは避けられないでしょう。

皆さんはもうおわかりだと思いますが、「ゾウのような巨大な食べ物」とは長期にわたる大きな仕事やプロジェクトなどをさします。6カ月という時間を有効に活用できていれば、能力的には対応可能なはずでした……。皆さんも同じような経験はありませんか。

第2象限を後回しにしていると、どういった事態が起きるのかは十分ご理解いただけたと思います。いつのまにか第2象限の仕事は第1象限に移ってきて、そのときにはもう手遅れになるのです。

 

長く重たい案件を着実に前に進める〈エレファント・テクニック〉

第2象限、すなわち「重要だが緊急ではない仕事」を着実に前に進めるためには、まずその仕事を細かくタスクベースにまで分解する(ゾウのような巨大な仕事を細切れの小さな単位の仕事にする)必要があります。

そして、それぞれのタスクに期日を設けることによって、各タスクを段階的に重要かつ緊急な仕事(=第1象限の仕事)に移していきます。これにより、たとえ第2象限の仕事であっても、日々着実に前進させることができるようになるのです。これが〈エレファント・テクニック〉です。

 

たとえば、システム構築を仕事にしている人であれば、6カ月かけてシステムを完成させる必要がある場合、仕事をすべてタスクベースにまで分解してそれぞれタスクごとに納期を決め、後工程に支障が出ないように各期日を死守します。そうしなければ、複雑なシステムを完成させることなどできないからです。これと同じようにやればよいのです。

 

出典:通信ゼミナール『タイムマネジメントの基本と実践コース』

 

若手社員研修

 

[監修者紹介]

本田賢広(ほんだ・たかひろ)

株式会社セブンフォールド・ブリス 代表取締役

1970年、福岡県生まれ。東京大学工学部精密機械工学科卒業。20代後半まで対人恐怖症であったが、借金をして約2,000万円を自己投資をして、営業活動の中で克服する。プルデンシャル生命、ハートフォード生命で個人保険部門で全国2位を獲得する。素晴らしい人々との出会いを経て、「すべての人に価値と使命がある」と確信し、それを伝えるためにプロの講師・コーチとして独立する。銀座コーチングスクール新宿校代表。他に、グロービス経営大学院卒MBA、日本プレゼンテーション協会認定プロ講師など。


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