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新入社員の指導員に必要なコミュニケーションスキルとは?

2021年3月 1日更新

新入社員の指導員に必要なコミュニケーションスキルとは?

企業において「自立型人材」の育成が求められる今、新入社員を育てる指導員には、どのようなコミュニケーションスキルが求められているのでしょうか。そのポイントをご紹介します。

企業に求められる「自立型社員」とは?

あらゆる業種で変革が求められている今、「自立型人材」の輩出は、人材開発における喫緊の課題とも言えるでしょう。「自立型人材」とは、上司からの指示を待つのではなく、自ら主体的に考え、責任をもって行動できる人材のことです。
そこで、まずは「自立型人材」の特徴をPHP通信ゼミナール『「メンタリング」で共に成長する新入社員指導・支援の実践コース』から、いくつか抜粋・要約してご紹介します。

「自立型人材」の特徴

  • 「充実した生き方」を求める
  • 「問題は飛躍のチャンス」と考える
  • 「自分が今、何ができるか」考える
  • 肯定的に考える
  • 自分で責任をとる
  • 人や世の中に貢献することを考える
  • 「新しいことに挑戦する」

「自立型人材」と対極にある「依存型人材」は、常に楽をしようとしたり、否定的に考えたり、他人に責任を転嫁しようとしたりしがちです。新入社員がそうした楽なほうに流れていかないように、しっかりと指導できる指導員を育てていくことが求められます。

新入社員とのコミュニケーション 3つのポイント

新入社員の指導員は、「年齢が近い先輩として、新入社員に『共感』しながら、『自ら気づき、考えるきっかけ』を与える」という役割を果たしていかなければなりません。そのためには、コミュニケーションをとる際、次の3つのポイントに留意する必要があります。

(1)価値観が異なっていても、まずは受けとめる
時代は激しく変化し続けており、また個性を尊重する風潮が強くなった昨今、数年の年齢差でも価値観が合わない可能性があります。しかしそれを頭ごなしに否定せず、まずは受けとめて、そのままの相手を認めることで信頼関係を築いていきます。

(2)相手のよいところを見いだす
人はつい相手の欠点を見てしまいがちですが、指導員はできるだけ新入社員のよいところを見つけて、ほめることが大切です。

(3)自分の考えや価値観を押しつけない
新入社員教育に限らず、価値観が異なる相手に自分の価値観を押しつけるべきではありません。指導員は、「こういう考え方もある」といった具合に、新入社員の視野を広げていけるようなコミュニケーションを工夫するべきでしょう。

指導員に求められるコミュニケーションの手順とは?

次に、指導員が心得ておくべき「コミュニケーションの手順」をご紹介します。次の手順を指導員にマスターしてもらうことで、新入社員が自立型人材に育っていく可能性が大きく広がっていくはずです。

(1)新入社員の話を「傾聴」する
「傾聴」とは、単に相手の話を「聞く」のではなく、「相手の気持ちになって話に耳を傾ける」ことだといえます。傾聴を通して相手の心の内が明らかになり、指導員は新入社員の考えがよく理解できるようになります。

(2)「質問」をして「気づき」を促す
傾聴して相手の心の内が見えてきたら、次に、「その新入社員が自立に向けて何に取り組み、どう行動すればいいのか」を想定し、それを新入社員自身に考えさせるような質問を投げかけます。いい換えれば、「目指すべき目標を自覚させる」ということです。

(3)相手を「承認」し、励ます
傾聴から質問を経て、新入社員が自分のなすべきことを自覚し、前向きに取り組む発言や行動が見て取れたら、指導員はそのことを「承認」し、さらに後押しできるように励ましていきます。

「傾聴」「質問」「承認」のスキル

それでは上記のコミュニケーションの手順に従って、それぞれ具体的な方法等を説明してまいります。

「傾聴」のポイント

・話は途中でさえぎらずに、最後まで聴く
・相手の気持ちに肯定や同意を示すように、話を聴いているときに、適度に相づち、うなずきをはさむ
・話の要点を短くまとめて、繰り返す
・頭ごなしに批判をしない。上からの目線でアドバイスをしない

「質問」のポイント

・「限定質問」ではなく「拡大質問」を工夫する
何かアイデアがありますか?」といった「ある」か「ない」かで答えるような限定質問をすると、「ありません」と答えられた時点で会話が終了します。これに対して、「〇〇君ならどんな方法を試してみますか?」といった具合に、相手の考えを引き出す拡大質問をすることで、新入社員の「考える力」や「自分の言葉で話す力」を伸ばすことができます。

・「過去質問」と「未来質問」を使い分ける
失敗の分析を行う際には、「うまくいかなかった原因は何だと思いますか?」という過去質問を行います。これに対して前向きな考えや姿勢を引き出す際には、「同じ失敗を繰り返さないためには、何をどう改善したらいいと思いますか?」という未来質問を投げかけます。

「承認」のポイント

・過去と現在とを比較し、成長した部分を評価する
以前できなかったことができるようになったり、前回よりも上達したりしたことを評価し、「できるようになったね」「上達したね」といった声かけをして、新入社員のモチベーションを高めていきます。

・具体的な事実や行動をとりあげて承認する
新入社員が実際に行った行動やつくった物などをとりあげて、正当に評価し、承認し、励ましの言葉を投げかけていきます。ただし、むやみやたらとほめていたら、かえって信用されなくなることもあるので、事実に沿って正当に評価することが重要です。

新入社員の指導員に対する教育・研修

新入社員の早期離職が問題になっていますが、賃金や就業条件などはともかく、職場の人間関係を理由にした離職は、受け入れ側の対応により防ぐ手立てをとることができます。とくに、新入社員を育てるうえで指導員の影響力は非常に大きいと言われていますから、指導員に対する教育・研修は、欠かせません。

PHP研究所では、新入社員に対する教育だけでなく、受け入れ側の上司、指導員に対する研修・教材をご用意しています。なにかお困りのことがありましたら、ぜひPHP研究所へご相談ください。

※本記事は、PHP通信ゼミナール『新入社員指導・支援の実践コース』のテキストを抜粋・編集して制作しました。

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森末祐二(もりすえ・ゆうじ)
フリーランスライター。昭和39年11月生まれ。大学卒業後、印刷会社に就職して営業職を経験。平成5年に編集プロダクションに移ってライティング・書籍編集の実績を積み、平成8年にライターとして独立。「編集創房・森末企画」を立ち上げる。以来、雑誌の記事作成、取材、書籍の原稿作成・編集協力を主に手がけ、多数の書籍制作に携わってきた。著書に『ホンカク読本~ライター直伝!超実践的文章講座~』がある。

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