プロセスマネジメントにおける面接のポイント

プロセスマネジメントにおける「目標設定」と「達成過程での面接」の進め方を、PHP通信ゼミナール『リーダーシップ開発プログラム』（高橋健策　監修）のテキストからご紹介します。

毎日顔をあわせ会話を交わしている部下と、あらためて面接をする必要などないと思われるかもしれません。しかし、毎日接しているといっても通常は、あなたからの指示や情報伝達、報告など業務推進のための対話が中心になります。そのため、真の意思疎通や相互理解、悩みの相談などのための会話をする機会は、むしろ少ないのではないでしょうか。だからこそ、定期的に部下と面接する機会をつくる必要があるのです。

どのような面接の機会があるか

上司と部下の面接の機会は、一般的に次のようなものがあります。

目標設定のための面接

年度の個人目標の設定、職場の方針の理解や確認などのために話し合います。目標による管理を導入している場合には、制度上、面接が必要になります。

評価のための面接

年度目標の達成状況を評価し、次期への改善課題を話し合います。ただ、年1回程度ではなく、プロセスマネジメントにおける日々のチェック・確認の一環として毎月実施したいものです。また、人事考課の結果をフィードバックし、改善点を話し合うための面接も評価のための面接に入ります。

指導面接

仕事の進め方の指導や、部下からの要望などについて話し合います。プロセスマネジメントにおける日々のチェック・確認の場で指導上の面接を行うことができます。また、新入社員や配転者を迎えた場合は、特に重要な面接になります。

カウンセリング面接

業務上の指導というより、部下の悩みや心理的な不安があった場合などに行う面接です。カウンセリングは教えたり、悩みを解決するのではなく、本来の意味は対話を通して本人の自発的な気持ちを引き出すものです。言い換えれば、本人の意思で悩みから脱却できるように、側面から支援するものです。制度上の面接以外は、目標設定や達成過程での面接と指導面接が中心になるはずです。これらをマネジメントの重要な役割・責任の一つとしてとらえることです。

面接の進め方

ここでは、制度上の面接やカウンセリング面接ではなく、プロセスマネジメントにおける"目標設定"と"達成過程での面接"の進め方について述べます。

面接のステップと留意点

面接を進める上でのポイント

面接時間

面接は管理者が中心になって話す場ではありません。部下の意見を十分に聴く必要があるため、1人1時間程度の時間を確保するようにします。

面接場所

目標設定面接のための事前準備

・職場全体の前年度実績と目標達成状況
・部下の前年度実績と目標達成状況
・目標達成のための具体的な方策
・職場全体の年度目標・方針
・あなたが考える部下の仕事の進め方についての改善点など

達成過程における面接のための事前準備

・職場全体の前月までの実績と目標達成状況
・部下の前月までの実績と目標達成状況
・達成方法についての部下の実行度
・達成方法の改善策
・進捗管理に関する部下の自己管理の状況

[出典]
PHP通信ゼミナール
Thinking and Training「リーダーシップ開発プログラム」
～新時代のリーダーに求められる10の仕事力
リーダーに求められる知識とスキルを習得し、それを基に、自分の仕事に即したトレーニングプランを立案し、日々の仕事で実践することにより、組織を動かす自律的リーダーの養成をめざします。

高橋健策　（たかはし・けんさく）
1948年、名古屋市に生まれる。1972年、関西大学工学部管理工学科卒業後、弱電メーカーおよび機械メーカーで事業計画、生産管理、生産技術の仕事に従事する。1978年、産業社会学研究室に入室。経営コンサルタント活動を始める。人事管理制度の改善や財務管理、経営計画の策定と実践などを中心にした経営診断・改善業務および教育担当者養成研修、階層別研修を担当する。著書に『新入社員研修マニュアル』（共著）、『成果主義経営マニュアル』（PHP研究所）