外部研修講師への依頼の仕方と確認事項

研修講師を依頼するには？　外部講師を招いた研修を実施するまでの流れや注意点をご紹介します。

外部の研修講師に依頼する

研修の目的が明確になったら、具体的な講師の依頼を行う。講師を確保するためには、できるだけ早く問い合わせ、依頼をする。特に人気のある講師は、日程を確保することが難しい。また、事前打ち合わせの時間も必要なので、できるだけ早く詳細を決め、講師に相談するのが望ましい。

研修実施までの流れ

おおよその流れは以下のようになる

問合せ・依頼　
電話、メール、FAXで問い合わせをする。

研修内容などの相談　
営業担当者または直接、講師と打ち合わせをする。できない場合は、電話、メール、FAXで行う。

企画書・見積書を依頼　費用の交渉　
提案をしてきた研修のねらい・対象やプログラム内容とレベル・見積もり金額を確認する。研修候補日から研修会場の空きを確認する。

研修の依頼　
講師、開催日、開催場所、実施日数、研修料と支払方法などを明記した「研修依頼書」を渡す（契約を交わす）。

教材・資料等の準備　
講師からプログラムに基づきテキスト、資料をもらい、準備をする。研修に必要な備品を準備する。

教材・資材の印刷　
参加人数分のテキスト･資料を作成し、製本する。

研修実施　
事前にテキスト、資料の乱丁・落丁、備品のヌケ・モレをチェックする。講師の講義についてもチェックする。

研修終了後　
アンケート結果の確認。所感を講師に提出してもらう（ヒアリングする）。

研修依頼の流れ

研修を依頼し、順調に準備をしていくためには、約４カ月前から企画をしていくことが望ましい。研修を依頼するのには、大きく４つのプロセスがある。

1）企画立案
2）事前準備
3）運営
4）研修後（フォロー）

４つのプロセスを踏んで進めることができれば、日程の間違いや事前の準備物のヌケやモレがなく、研修をスムーズに運営できる。

出稿依頼書、備品、アンケート

研修実施までに、以下の点をチェックしておきたい。

出講依頼書
講師は、全国に飛び回り、日々忙しくしている。自社の依頼だけでなく、他社も同じような依頼を同時期に依頼している場合が多い。電話による依頼だけでは、間違いが起こりやすいので、文書やメールで依頼書を出しておく。

備品
研修の目的、求めている効果により、さまざまな備品が必要になる。チェックリストを作成しておき、ヌケやモレがないようにチェックしておくとよい。外部講師の場合は、備品や機材を講師が準備する場合と主催者が準備する場合とさまざまなケースがある。一般的に分担して用意することが多い。誰が準備するのか担当者を明記しておきチェックしておくと間違いが起こることは少ない。

アンケート
アンケートを作成し、研修終了後に受講者の率直な意見を聞くのが、研修効果の測定のひとつである。ただ、アンケートをとって、良いところと悪いところをみるだけではいけない。講師と反省会を設けて、次回の研修に対しての課題や要望を伝えることも重要である。また、アンケートを集計し、定量的なデータと定性的な意見をまとめておくことも大切である。
特に外部講師を起用した場合は、研修を終了した時点で仕事を終えた気分になっており、事務局から今後のフォローや次回の企画の話を持ちかけないと、研修のPDCAが回らない。ぜひアンケートの結果に基づいて講師と打ち合わせをしていただきたい。