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仕事ができる若手は、なぜ時間内に高い成果を出せるのか?

仕事ができる若手は、なぜ時間内に高い成果を出せるのか?

(2017年6月29日更新)

 
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時間内に高い成果を出せる人は、仕事の仕方を工夫しています。若手社員に教えたいタイムマネジメントの考え方と具体的なアプローチをご紹介します。

 

 

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時間内で高い成果を出せる人は、Z字型で動く

 

仕事には、重要度と緊急度の2つの軸があります。この2つの軸で、仕事の優先順位を考えることがポイントとなります。

 

仕事の重要度緊急度

 

第1象限の仕事とは「重要かつ緊急な仕事」です。時間内で高い成果を出すために、第1象限の次にとりかかるべき仕事は何か。それは、第2象限の仕事です。重要な上位20%の仕事が、成果の80%を生みだすからです。

第3象限の仕事は、緊急度は高いですが、目標達成に直結しない電話やメールヘの対応、急な飲み会の誘いなどにいくら熱心に取り組んだところで、あまり成果には結びつきません。

下の図のように、時間内で高い成果を出せる人は、「第1→第2→第3(→第4)」の順、いわゆるZ字型で動いています。

タイムマネジメント

第2象限の仕事は、誰もが先延ばしにしたい気持ちになります。しかし、だからこそ「仕事の成否は第2象限にいかに日々取り組むかにかかっている」ということをよく理解しておかなければなりません。

※第2象限の仕事を前に進めるためのテクニックは「若手社員に教えたいタイムマネジメントの基本」を参照してください。

 

重要ではないが緊急な仕事は最短時間で処理する

私たちはつい日常業務の水路化現象に陥って、着手しやすい「重要ではないが緊急な仕事(第3象限の仕事)」に流されがちになります。ここで大切なことは、目標達成に直結しない(=重要ではない)仕事に必要以上に時間をかけすぎないことです。

 

1)必要以上に丁寧にやりすぎない

第3象限の仕事は、目標達成にはほとんど貢献しないため、最短時間でこなすべき仕事です。完璧主義を排除して、必要以上に丁寧にやりすぎない。つまり「拙速をよしとすべし」と考えましょう。

 

2)似た仕事は、まとめて連続処理する

似た仕事をまとめて連続処理していくと、だんだんと作業に慣れ、素早くこなせるようになっていきます。第3象限の仕事は効率重視です。

 

3)ルーチンワークはITを活用するなどして、仕組み化・効率化する

第3象限の仕事は、ルーチンワークが多いと思います。可能なものはITを活用するなどして、仕組み化・効率化を図るとよいでしょう。

ルーチンワークは、たとえばチェックリストをつくることによって、機械的に漏れなく仕事をこなせるようになります。

定期的に同じ趣旨のメールを送るような場合は、必要なパターンのメール文の雛形を用意しておくと、必要な部分だけ書き換えればよいため、作業効率があがります。

 

4)いちいちメールをするよりも、すぐにすむ場合は電話する

「メールを打つよりも電話が早い」という場合は、迷わず電話を選択するべきです。たとえば、急ぎの社内連絡であるにもかかわらず、わざわざメールを使うのは、あまりに非効率です。速やかにコミュニケーションの改善を図りましょう。

 

自分にしかできない仕事に集中する

誰にも任せられない、自分にしかできない仕事。本当にできるビジネスパーソンは、ここに時間とエネルギーを集中させようとします。裏を返せば、他の人に任せられる仕事は、なるべく任せていくということです。

 

1)自分にしかできない仕事に集中し、それ以外はできるだけ人に任せる

本当に自分にしかできない仕事か、自分がやるべき仕事かをよく見きわめ、そうでない場合は人に依頼することを考えます。特に第3象限の仕事(重要ではないが緊急な仕事)は、極力自分がやらないですむ方法を考えるようにしてください。

自分の不得意分野であり、他に得意な人がいる場合は、その人に任せることはできないでしょうか? 逆に、自分の得意分野で相手に貢献することで、お互いに時間の投資対効果を最大化することはできないでしょうか?

思いきって任せることで部下の成長につながる場合は、部下に任せましょう(雑用を押し付けるような依頼にならないように注意してください)。

自分の時給を考えたときに、外注したほうが安いと考えられる場合は外注し、「時間を買う」という発想をしてみるのも効果的です。

 

2)コミュニケーションを円滑にすることで、仕事の効率をあげる

「仕事を依頼して、嫌な顔をされるくらいなら自分でやったほうがマシ」といった気持ちのままでは、だんだんと人に任せることができなくなります。第3象限の仕事もすべて自分で対応しなければならなくなり、結果として投資対効果を著しく下げてしまうことにもなりかねません。

コミュニケーションの円滑化は、タイムマネジメントと密接な関係にあります。相手が気持ちよく「やりますよ」と言ってくれるような関係をつくることが、自分の時間をつくりだすことにつながるのです。

 

出典:通信ゼミナール『タイムマネジメントの基本と実践コース』

 

若手社員研修

 

[監修者紹介]

本田賢広(ほんだ・たかひろ)

株式会社セブンフォールド・ブリス 代表取締役

1970年、福岡県生まれ。東京大学工学部精密機械工学科卒業。20代後半まで対人恐怖症であったが、借金をして約2,000万円を自己投資をして、営業活動の中で克服する。プルデンシャル生命、ハートフォード生命で個人保険部門で全国2位を獲得する。素晴らしい人々との出会いを経て、「すべての人に価値と使命がある」と確信し、それを伝えるためにプロの講師・コーチとして独立する。銀座コーチングスクール新宿校代表。他に、グロービス経営大学院卒MBA、日本プレゼンテーション協会認定プロ講師など。


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