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新入社員に業務日報を書かせる目的とは?

新入社員に業務日報を書かせる目的とは?

(2015年10月28日更新)

 
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どこの職場でも当たり前のように新入社員に業務日報(日誌)を書かせていますが、そもそもその目的は何なのでしょうか。新人と先輩・上司とのコミュニケーションツールとしての業務日報の意義、そして効果的な活用について考えてみたいと思います。

 

新入社員は「対話を通じた支援」で育てる

「厳しい就職戦線を勝ち抜いて入社してきたはずの新入社員が、すぐに辞めてしまう」
「少し注意をしただけでメンタルダウンを起こして、出てこなくなってしまった」
「苦労して採用した新入社員に辞められてしまったらと思うと、叱るに叱れない」
最近、新入社員について、人事担当者や現場で指導にあたる方々の、こうした悩みをよく耳にします。
 
バブル崩壊以降、多くの企業では「効率化」「少数精鋭」をかけ声に、さまざまな要素をそぎ落としてきました。その結果、上司も先輩社員も自分自身のことで手一杯で、新入社員にも「即戦力」となることが求められるようになっています。こうした状況は、新入社員を長い目で見守って育てるという風土を現場から奪うばかりか、社内の人間関係そのものを希薄にしています。そんな職場環境のなか、新入社員がなかなか会社に居場所を見いだせずにいることが、高い離職率やメンタルヘルスの問題となって現れていると考えられます。現在多くの職場では、「新入社員の定着をはかり、職場の一員としての自覚と責任感をもって仕事に取り組む姿勢を育てるために、周囲はどのようにサポートしていくべきか」ということが課題となっています。
 
そのカギとなるのが、新入社員にとって一番身近な指導員となる先輩・上司との“信頼関係”です。きめ細やかなコミュニケーションを通じて新入社員の心に寄り添い、支援することで、新入社員は「見守られていること」を実感しながら安心して仕事に取り組むことができます。それが、新入社員のなかに指導員への信頼を育みます。また、信頼関係で結ばれた指導員の姿からは、将来の自分についてのビジョンが形づくられることでしょう。それらの思いは、やがて職場への愛着や仕事のやりがいといったものへと育っていきます。
 
そうした新入社員と先輩・上司との間で信頼関係をつくるうえで、ぜひ、効果的に活用してほしいのが、業務日報(日誌)なのです。
 

新入社員に業務日報(日誌)を書かせる目的

配属後一定期間、新入社員に業務日報(日誌)を書かせているという職場は少なくないはずです。最近では、メールやグループウエアなどを活用するケースも増えているようです。
 
ところで、新入社員に業務日報(日誌)を提出させる、そもそもの目的は何でしょうか。
 
●新入社員の仕事ぶりを管理する
●いま、抱えている不安や悩みを把握する
●仕事の正しい進め方を学ばせる
●ビジネス文書・報告書の書き方を習得させる など
 
業務日報(日誌)を書かせることにより、さまざまな効用が期待されますが、重要なことは、先輩・上司と新入社員のコミュニケーションのツールとして活用し、適切な支援をしていくということです。
しかし、新入社員にとって、この業務日報(日誌)を書くことが思いのほかストレスになっているという指摘もあります。微に入り細に入りチェックされ、毎日ダメ出しをされては書き直しを求められ、必要以上に時間をとられる。反対に、せっかく書いたのに先輩・上司からはきちんとしたフィードバックをもらえない、など、本来の目的とはかけ離れたものになっているケースが、残念ながら散見されます。
せっかく業務日報(日誌)を書かせるのであれば、その効果を高めるためにも、新入社員にはきちんとその意義や書き方を教え、同時にそれを読む先輩・上司の側にも、その目的や活用方法を理解させておくことが必要といえます。
 

業務日報(日誌)の効果を高めるために

そこで、活用をお勧めしたいのが、小社刊『新入社員研修ノート』と、『新入社員指導 実践テキスト』です。
 
『新入社員 研修ノート』は、新入社員が職場に配属されてから3カ月間、学んだことや感じたことなどを記入し指導員とやりとりすることで、学びの整理のために、またコミュニケーションツールとしてお使いいただくものです。単なる業務日誌の形式ではなく、社会人としての基礎知識をコンパクトにまとめたものもあわせて掲載していますので、日々の取り組みのなかで、ビジネスマナーや社会人の心構えも無理なく身につけていくことができる構成となっています。
 
新入社員の指導においては、ビジネスマナーなどの知識面に加え、社会人としての心構えや自社の経営理念についてなどマインド面での指導が欠かせません。新入社員といえど、社外に一歩出れば会社の代表者とみられます。学生気分を脱して社会人としての自覚を促すためにも、これらについてはなるべく早い時期に身につけておきたいものです。
 
 
新入社員研修ノート
 
また、指導員となる先輩・上司には、『新入社員指導 実践テキスト』をご用意しています。『新入社員 研修ノート』を使った指導を行なっていくにあたって、その具体的な指導方法を解説するとともに、指導員としての心構えや新入社員とのコミュニケーションのポイントについてもしっかりと学ぶことができ、初めて新入社員を指導する方でも自信をもって指導に臨むことができます。
 
また、新入社員の指導を通して、「人材育成」のスキル・考え方の基本をしっかりと身につけることができる構成となっていますので、将来リーダーとしてチームを率いていくための基礎づくりとして、指導員自身の大きな成長も期待できます。
 
新入社員研修ノートとは
 

本商品は、3カ月の指導期間を想定していますが、さいごに、『新入社員 研修ノート』『新入社員指導 実践テキスト』のいずれにおいても、「明日へ向けて」と題したワークに取り組んでもらうようにしています。

このワークは、3カ月間の学び・指導を振り返り、それらを通して自身に起こった変化などを整理することを通して、将来の自分の姿や果たすべき役割について考えるものです。
さらに、その締めくくりとして「決意表明」をすることで、それらのビジョンをより自覚的にとらえ、実現すべきものとして意識づけをはかります。3カ月の学び・指導をそれだけで終わらせず、さらなる成長へとつなげるステップにつなげていきます。
 
 
新入社員用、指導員用
新入社員の社会人としての第一歩をサポートするため、また信頼関係に基づいた新入社員指導の実現のため、さらには新入社員・指導員共に、自ら考え、目標に向かって積極的に行動する「自立型社員」へと成長を促すために、『新入社員 研修ノート』『新入社員指導 実践テキスト』の活用を、ぜひご検討ください。
 
(PHP研究所 教育出版局)
 
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