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新入社員教育・研修で使うチェックリスト。どんな内容にして、どう活用する？
2022年3月22日更新
新入社員教育をより効果的に行うため、チェックリストを利用するケースが多いと思います。今回は、導入研修や日常のOJT、あるいは研修実施のときに使えるチェックリストについて解説します。
新入社員教育チェックリストの効果3つ
新入社員教育チェックリストの作成で得られる効果には、次のようなものがあります。
● 現状を把握できる
● 新入社員それぞれに応じた教育ができる
● 適切なフィードバックを行える
それぞれを詳しく確認していきましょう。
現状を把握できる
新入社員教育チェックリストを作成し、それをもとに「なにかできているか/できていないか」を確認させることで、新人は自分の現状を把握することができます。
正しく理解できていない、実践できていないものが何かがわかれば、本人に気づきをもたらし、改善が期待できます。チェックリストは新入社員のが状態を認識するツールとして役立つでしょう。
新入社員それぞれに応じた教育ができる
新入社員は、それぞれ能力、成長スピードが異なります。同じ教育や指導を受けていても、個々の理解度はけっして同じではないのです。そこで、研修担当者や指導係の先輩上司も、同じチェックリストを活用すれば、新入社員一人ひとりの現状を正しく把握できます。十分に理解できていない、実践できていない点があれば、適切なフォローをすることができます。
適切なフィードバックを行える
チェックリストを用いて新入社員の現状を把握すれば、以降の教育や指導にも適切に反映させられます。1on1ミーティングなどの場で、それをもとに話し合ったり、適切なフィードバックをすることもできるでしょう。
ただし、新入社員自身がチェックしたチェックリストは、あくまでもその新入社員の自己評価です。その自己評価だけではなく、研修担当者や先輩上司が行う評価と比較したうえで指導を行いましょう。
ビジネスマナーや仕事の基本に関するチェックリスト
新入社員教育チェックリストを利用すれば、新入社員教育をより効果的に実施できます。新入社員教育チェックリストの作成でおさえておくべき主な項目には、次のようなものがあります。
● 身だしなみの適切さ
● 挨拶の仕方
● 言葉遣いは適切か
● 名刺交換のマナーなど
● 電話応対の適切さ
● 報連相の確実性
新入社員教育チェックリストを作成する方は、以下を参考に作成しましょう。
身だしなみの適切さ
ビジネスでは幅広い世代の人と関わるため、相手に不信感を与えるような服装では、ビジネスの相手としてそもそもの信用を失ってしまう可能性もあります。チェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● 第一印象で相手の評価が変わることを理解し、意識的に身だしなみを整えている
● 服装や髪型、爪、持ち物など基本的なポイントをおさえ、毎朝確認している
● 基本のスタイルを理解し、対応の場所や相手に応じた適切な服装を選択できる
挨拶の仕方
ビジネスにおいて取引先や顧客はもちろん、職場で良い人間関係を築くには礼儀やマナーをわきまえることが大切です。特に、挨拶は社会人の基本であるため、新入社員教育で挨拶の重要性を理解させなければいけません。チェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● お辞儀の仕方や目線の向け方など、基本的なポイントを踏まえて挨拶できる
● 声や表情などを意識しながら、相手に好印象を与える挨拶を行える
● 気持ちの良い挨拶で周りから褒められる
言葉遣いは適切か
ビジネスの場においては、上司や先輩、取引先など自分よりも目上の方と接する機会が多くなるため、正しい言葉遣いで接することが求められます。言葉遣いにおけるチェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● 尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使い分けることができる
● ビジネスで使用する基本的な敬語を身につけており、言葉遣いの誤りを自分で気付ける
● 社内と社外の人が同じ空間にいる状況で、それぞれに応じた正しい敬語を使用できる
名刺交換のマナーなど
営業職や受付応対など、社外の人と接する機会が多い社員にとっては、名刺交換のマナーも重要です。名刺の出し方、受け取り方などの基本はもちろん、複数の相手がいる場合の交換の順番、受け取った後の扱い方やしまい方など、ごく基本的なことでかもしれませんが、新人時代にしっかりと習得させておきたいもので。チェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● 名刺交換の基本をおさえたうえで、ビジネス相手と正しく名刺交換を行える
● 交換した名刺の取り扱い方を理解し、正しく実践できる
● 名刺交換で相手に良い印象を与えられ、相手の名刺から話を広げられる
電話応対の適切さ
ビジネスの場で避けられないのが電話の応対です。特に新入社員は、取引先や顧客の名前を覚えるために電話応対をよく任されます。現場で困惑しないように、新入社員教育で適切な応対要領を学ばせます。チェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● メモを準備しており、内容を聞いたり伝えたりできる
● 電話応対でよく使用する言い回しが頭に入っており、相手に応じて適切に応対できる
● 相手の会社名や社員名を聞き、適切な社員に電話を繋げられる
報連相の確実性
仕事をスムーズに進めるうえで欠かせないのが報連相（ほうれんそう）です。「報告、連絡、相談」の頭文字をとった造語ですが、いずれも仕事を円滑に進めるうえで適切に行わねばなりません。チェック項目は、以下のとおりです。
【チェック項目】
● 報告や連絡、相談の重要性を理解しており、必要なタイミングで正しく実行できる
● 報連相を適宜実行できる状態で、上司や先輩から催促されることがない
● 自分が任された業務で成果を挙げるために、自ら上司や先輩に相談できる
執務態度や取り組み意欲に関するチェックリスト
ビジネスマナーや報連相などの仕事の基本のほかにも、仕事への取り組み意欲や執務態度もチェックリストとして落とし込んでおくとよいでしょう。PHPゼミナールの「新入社員研修 愛される社会人になるために」では。愛される社会人、信頼される社会人に育てることを研修目標としてカリキュラムを組んでいますが、研修中のアセスメントシートには下記のようなチェック項目を入れています。
向上心
□仕事を通じて成長したいと強く思う
□仕事を通じて、人や社会のお役に立ちたいと思う
□周囲の人からの助言を積極的にとり入れるようにしている
発想力
□うまくいかない原因を他のせいにせず、あきらめない
□相手の立場や気持ちを想像するよう心がけている
□自分の行為が人に与える影響を想像しながら行動している
行動力
□チャレンジ精神を持って、まず行動する
□一つのやり方でうまくいかなければやり方を変える
□なるべく自分の頭で考え、主体的に行動するようにしている
協調性
□自分の長所を使って周囲の人を喜ばせようとしている
□周囲の人に感謝の言葉を積極的に伝えるように心がけている
□苦手な人に対しても、積極的に関わる努力をしている
印象力
□笑顔で、さわやかな挨拶を実践している
□人の話を共感を持って傾聴するようにしている
□好感のもたれる話し方を心がけている
これらはほんの一部ですが、新入社員にどんな人材になってほしいか、人事評価の項目を参考にリスト化しておくことをお薦めします。
まとめ
今回ご紹介したものは、ビジネスマナーや仕事の基本的なスキルに関わる一般的なものですが、実際には、経営理念の理解度やコンプライアンスに関わるものなど、自社でオリジナルな内容を適宜加えていくことが求められます。
現在の新入社員は、単純作業や補助業務は大幅に減り、新入社員といえども早期に即戦力として活躍することが期待されています。
それだけに、新入社員の成長の後押しと、上司が適切な指導ができるよう、チェックリストを上手に活用していきたいものです。
