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新入社員へのフォロー面談をどう進めるか~実施タイミング、確認すべき内容や質問のポイントも解説

2021年11月22日更新

新入社員へのフォロー面談をどう進めるか~実施タイミング、確認すべき内容や質問のポイントも解説

新入社員をスムーズに職場に迎え入れ、戦力として実力を発揮してもらうためにはフォローアップのための面談が欠かせません。新入社員は仕事や職場環境に悩みを抱えていることも多く、上司や人事としてはいち早くそれに気づき、対処しなければいけません。そこで今回は、新入社員のフォロー面談の進め方や確認事項を解説します。

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新入社員にフォロー面談を行う目的

新入社員のフォロー面談は、本人の現状を確認しつつ成長を促すとともに、早期離職を防止する目的で実施します。フォロー面談は、配属先の上司や、指導係を担う先輩社員が日常的に行うものですが、人事部としても積極的に関与したいものです。

まずはあらためて、新入社員にフォロー面談を行う目的について整理してみましょう。

新入社員の状況を確認し、悩みや不安を解消する

新入社員にフォロー面談を行う目的は、なんといっても入社後の不安や悩みを解消することです。新入社員が抱える悩みは職場の人間関係、業務内容など多岐にわたりますが、それらを解決しないまま、仕事をしている人も多くいます。

特に悩みの原因が職場の人間関係である場合には、上司に打ち明けられないこともあるはずです。このほかにも「給料が安い」や「休みが取れない」など、待遇面に関する悩みを抱える新入社員もいます。フォロー面談で丁寧に話を聴いてあげることで信頼関係をつくり、問題解決の糸口をつかむようにします。

目標を設定してさらなる成長、戦力化を促進する

新入社員も入社当初は上司や先輩の指示で仕事をすることが多いでしょうが、いずれは何らかの目標を与えられ、仕事をするようになります。このとき、ただ言われたことを言われた通りにやるだけの、受け身の姿勢がしみついてしまうと、新入社員自身の成長に繋げられません。

そこでフォロー面談では、具体的な目標を設定し、新入社員であっても自分で考え、行動できるように仕向けたいものです。たとえ小さな目標であったとしても、それを達成することで新入社員は成功体験を積めるのです。その成功体験の積み重ねが自信に繋がり、仕事に対する意欲につながります。

リモートワークなどによるコミュニケーション不足を解消する

在宅ワークやリモートワークが進む職場では、新入社員の指導も難しくなっているようです。タスクを明確にし、ビジネスチャットやオンライン会議を駆使したとしても、やはりコミュニケーションは不足し、所属意識や一体感が希薄になりがちです。

リモートワークが長くなると、上司や先輩が自分のことをきちんと理解してくれているのか、だれしも不安になるものです。まして、社会人になったばかりの新入社員はその傾向が強いといえます。

短時間でも構いませんので、本人の努力や頑張りをしっかりみている姿勢を示して承認欲求を満たし、やる気や一体感の向上につなげていきたいものです。

令和の新入社員に見られる4つの特徴

従来の新入社員と比べると、令和の新入社員には異なる特徴が見られるようです。一般的には以下のようなことがよく聞かれます。

1. ワークライフバランスを重視する
2. 失敗を恐れるあまり報連相が苦手
3. 自分で考えて自発的に行動できない
4. コミュニケーションが不得意

特徴を確認し、フォロー面談における参考としてください。

ワークライフバランスを重視する

終身雇用が当たり前でなくなった現在、今どきの新入社員は「滅私奉公」というような考え方はありません。仕事もプライベートも大事にするワークライフバランスを重視する傾向が強いといえます。かつて「モーレツ社員」「企業戦士」としてがむしゃらに働いた世代としては、価値観の違いに戸惑うことは多いかもしれません。

だからといって「やる気がない」ということでは全くありません。ただし、ITスキルが高い若者も多いので、無駄な会議や生産性の低い仕事のやり方にはとても敏感です。また、自分の成長、キャリアアップへの意識が高い人が多いと言えます。

失敗を恐れるあまり報連相が苦手

これは今どきの新人に限ったことではありませんが、これまでの新入社員以上に、ミスや失敗を恐れる傾向が強いようです。「失敗=嫌なこと、恥かしいこと」といった認識が強く、「評価が下がる」「叱られる」ということには、かなり敏感なようです。

人は誰でも失敗し、その失敗から学んで成長していくものです。ある程度の経験を積んだ社員であれば、そのあたりの感覚はわかっているのですが、新入社員は「失敗したらどうしよう」という思いを必要以上にもってしまいがちです。

上司としては、きちんとフォロー面談を行い、新入社員に報告連絡相談のクセをつけることで対処していくわけですが、中には「失敗すると叱られる」と考え、報告を怠る新人も出てきます。とくにテレワークが多い職場では、新入社員の仕事の状況が把握しにくいものです。「悪い報告は早めに」ということは、導入研修で確実に教えておく必要があります。

自分で考えて自発的に行動できない

先述したとおり、今どきの新入社員はミスや失敗を恐れる傾向にあります。そのため、自分で考えて自発的に行動することが得意ではないといわれます。いつの時代も新入社員は「主体性がない」「積極性がない」といわれがちですが、現代では業務のマニュアル化が進んでいることから、規定されていないこと以外の臨機応変な行動がとれないということはあるように思われます。

上司世代としては「今年の新人は機転が利かない」と感じる場面が多いかもしれません。ただ一方で、今どきの新入社員は上司や先輩から指示された業務に関しては完璧にやり切る能力があるといった意見もあります。新入社員の自発性、主体性をどう引き出すかは、フォロー面談の重要なポイントといえるでしょう。

コミュニケーションが不得意

コミュニケーションが不得手で、職場で良好な人間関係をつくるのが苦手だという声もよく聞かれます。インターネットやSNSを当たり前に使って育った世代なので、対面によるコミュニケーションに慣れていないというのです。たしかに「言いにくいことはメールで済ませる」といったことはよく見受けられます。わずらわしい人間関係、苦手な人とのコミュニケーションを避ける傾向は強いようです。

ただ、自分を認めてくれたり、褒めてくれる相手に心を開くという点は今も昔も変わりません。フォロー面談では、新人の承認欲求を満たし、信頼関係をどうつくるかを、つねに意識しておきたいものです。

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フォロー面談の時期と進め方

それでは、人事部が新入社員に対して行うフォロー面談の時期や進め方を確認していきましょう。採用人数などにより企業によってさまざまと思われますが、おおむね下記のようなタイミングで実施されているようです。

● 配属されたばかりの「入社1カ月」
● 職場に慣れ始める「入社3カ月」
● 業務に慣れ始める「入社6カ月」
● 仕事を続けるか悩む「入社1年」

以降、新入社員にフォロー面談をすべき時期について解説します。

配属されたばかりの「入社1カ月」

入社して1カ月頃は、仕事や職場の雰囲気に必死に馴染もうとしている時期です。目の前のことに必死で、何に悩んでいるのかすらもわからない状態であるため、フォロー面談で直接話を聞いても、具体的な悩みは出てこないかもしれません。

入社して間もない頃に行うフォロー面談では、新入社員とのコミュニケーションを重視し、「この人と話してみたい」という気持ちを持たせることに努めましょう。素直な心境を聞いて新入社員に対する理解を深めるにつれ、本人も知り得なかった悩みが浮き彫りになることもあります。

職場に慣れ始める「入社3カ月」

入社3カ月頃は仕事に慣れ始める時期で、具体的な悩みが出てくる新入社員も多いです。中には、仕事や職場の人間関係にストレスを抱えはじめている人もいます。
このことを踏まえ、入社3ヶ月の面談では新入社員の悩みを聴き、解決策を一緒に考えましょう。悩みの内容にもよりますが、職場への働きかけが必要かもしれません。

業務に慣れ始める「入社6カ月」

入社6カ月頃は対応できる業務内容が増えていると考えられ、仕事の進め方や人間関係に対する悩みを抱える新入社員も多くいます。一方で、仕事に対して気の緩みが出始める新入社員もいるかもしれません。
この時期のフォロー面談は、悩みの解決策を一緒に考えるとともに目標を設定するように促しましょう。また仕事に対する意欲が低下している新入社員には、改めて仕事の目的や社会的な役割を確認するのが望ましいです。

仕事を続けるか悩む「入社1年」

入社1年頃には幅広い仕事に対応でき、職場にも馴染んでいると思われます。一方で仕事を続けるべきかどうかを悩む新入社員も多く、このタイミングで転職を考え始める人もいます。

離職を回避するためにも、フォロー面談では今後のキャリアプランを重点に話を進めるとよいでしょう。まずは新入社員の話を聴き、それに応じたキャリアプランをともに相談していくのもよいでしょう。

新入社員への面談で使える質問のポイント

新入社員との面談を意義あるものにするためには、事前に面談の目的を明確にし、そのうえで、どのような質問をするかを考えておくとよいでしょう。新入社員との面談で使える質問項目には、次のようなものがあります。

1. 仕事へのモチベーションを確認する
2. 職場の人間関係について確認する
3. なりたい自分像(成長目標)の確認

面談では、新入社員一人ひとりに割ける時間に限りがあります。限られた時間の中で的確に質問を投げかけるためにもしっかりと準備しておきましょう。

1.仕事へのモチベーションを確認する

仕事に対するモチベーションが下がり、転職を考える新入社員もいます。本人が前向きに仕事に取り組んでいるのか、フォロー面談でしっかりと確認することが大切です。

また仕事に対する意欲を確認するだけではなく、面談では応援していることをポジティブに伝えましょう。仕事への行動意欲が低下している場合は、具体的に何をすべきかを指し示すことで新入社員の行動を促せます。

2.職場の人間関係について確認する

職場の人間関係に悩む新入社員は多くいます。フォロー面談では、職場の人間関係に関して深掘りしましょう。例えば先輩や上司とは何かあれば相談できるような関係であるかどうか、職場以外での交流を図っているかなどを聴きます。

ただし、本音を話すことにとまどう新入社員もいるため、いきなり具体的な人間関係の質問をするのは好ましくありません。段階的に質問を投げかけるなど、新入社員が話しやすくなるような雰囲気を作り出すことが大切です。

3.なりたい自分像(成長目標)の確認

フォロー面談では、新入社員に成長目標を確認しましょう。成長目標とは「今後どのような業務に取り組みたいのか」、また「どのようなスキルを身につけたいのか」などを明確にして目標を設定することです。

成長目標の設定は、仕事に対する意欲の向上にも繋がります。本人が成長目標を実現するのが難しい場合には、会社としてサポートできることを伝えましょう。

面談の注意点と、面談者に求められるスキル

フォロー面談では、新入社員のプライベートに踏み込み過ぎないように注意しましょう。悩みを明確にしようと深掘りし過ぎた質問を投げかけると、新入社員によっては不信感が募って口をつぐんでしまう人もいます。面談者は、「傾聴」「質問」「承認」のスキルを習得しておくといいでしょう。
参考「新入社員の指導員に必要なコミュニケーションスキルとは?」

またフォロー面談には、プライバシーに配慮した場所を選ぶことが大切です。中には、職場における人間関係の悩みを抱える人もいます。誰が話を聞いているかも分からないカフェなどで行うのは控えましょう。

自分が抱える悩みを話すことに躊躇する人が多いため、新入社員のフォロー面談では話しやすい雰囲気を作ることが大切です。なかなか心を開いてくれない新入社員には、質問形式ではなく会話形式で面談を進めるのがいいでしょう。

まとめ

新入社員は、入社後の時期によって悩みや課題、考え方が違います。したがって、それぞれに応じて定期的に面談することを心がけましょう。特に入社間もない頃は仕事や職場環境に慣れず、悩みや不安を抱える新入社員も多いです。

場合によってはすぐに転職を考える新入社員もいるため、面談を行う担当者には適切な対応が求められます。フォロー面談で悩みを突き止め、コミュニケーションを取りながら新入社員のサポートを行いましょう。

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