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新入社員に報連相を教える研修ワーク

2018年1月26日更新

新入社員に報連相を教える研修ワーク

これまでの一般的な新入社員の報連相研修ではあまり教えられることのなかった「新入社員の報連相研修で伝えておきたい3つの重要ポイント」を、解説していきます。

新入社員の報連相研修 3つのポイント

新入社員の報連相研修は、職場のビジネスマナーやコミュニケーションとして行われることがほとんどです。
しかし、単なる職場のビジネスマナー研修やコミュニケーション研修の一部としてではなく、そこから更にもう一歩踏み込んで、新入社員が実際の仕事の現場で求められる「仕事の進め方」として報連相研修を行うと、研修後に現場へ出てからの新入社員の報連相はグッとレベルが上がります。
では新入社員の報連相研修では、具体的にどのようなポイントに重点を置いて伝えていけばよいのでしょうか。

その重要ポイントとは、『まず、声に出して「発信」する』『仕事の意味・目的を考える』『報連相の4つのステージ』の3つです。
今回は、1番目の『まず、声に出して「発信」する』を解説します。

自分から声に出して発信することの大切さ

報連相の本質は『情報の共有化』にあります。日本人の美学には「以心伝心」「阿吽の呼吸」など、相手の声にならないところも察して動くという素晴らしい考え方があります。
それはそれで大変素晴らしい考え方ではありますが、しかしそのようなやり方が実際の仕事、上司や顧客や協力業者との間でいつでも通用するかと言えば、そうではありません。
むしろ変化の激しい実際の仕事の場面では、「相手に伝わるように、まずは自分から必要な情報を発信する」という姿勢が必要となります。

新入社員は、「こんなこと相談してもいいのだろうか?」とか「この仕事が、キリのいいところまでいったら、いったん上司(または関係者)に報連相しよう」と考えがちですが、まだ仕事にも慣れていない、T.P.O.(時、場所、状況)の勘どころもわからない、そのような新入社員は「まずは、自分の考えや仕事の状況を声に出す」ところを第一の習慣にしてもらうことが、何より大切です。
声に出して相手に発信するという習慣を持ったうえでなければ、「5W2H」とか「T.P.O.」とか「悪い情報ほど早く連絡」とか「結果、経過の順に要領よく報連相する」などの報連相のポイントは活きないという事を、新入社員にはよくよく知っておいてもらわなければなりません。

新入社員の報連相研修にとりいれたいワーク

私が新入社員の報連相研修を実施する場合、受講者に上記の重要ポイントをしっかりと理解してもらうために行っているワークがあるので紹介します。それは「間違い探し」というワークです。
この間違い探しとは、クイズ雑誌や新聞などによくある、2枚の絵を見比べて違いを見つける間違い探しを使用したワークです。
受講者には二人一組になって、対面で座ってもらいます。そして間違い探しの絵を二人一組(例えばAさん、Bさんとします)のAさんとBさんに1枚ずつ別々に渡します。
そして、私から受講者にルールを3つ伝えます。「ルール1.自分の紙を直接相手に見せてはいけません」「ルール2.制限時間は30分」「ルール3.ワークを達成したグループは、私に報告に来てください」という、たったそれだけです。それだけ伝えてワークをスタートさせます。質問があれば、ワーク開始後に個別に相談に来てもらいます。

二人一組の受講者は、お互いの手元にある絵が間違い探しの絵であるかどうかも分かりません。ですので、ワークがスタートしても沈黙したまま、自分に渡された紙を見て、いろいろと頭の中で考えているだけです。長いときには会場全体で5分以上沈黙していることもあります。
長い沈黙が過ぎると、グループごとにポツリポツリと意見交換が始まります。そうこうしているうちに、どうやらお互い同じような絵を持っていることに気がつき始めます。
そして更に意見交換を進めると、今度は自分たちの絵に細かな違いがあることを発見します。そうなると受講者たちは、これが間違い探しであると認識し、すべての間違いを発見しようと頻繁に意見交換を行うようになっていきます。

このようにワークは進んでいき、受講者は最終的にすべての間違いを見つけ、制限時間がきて終了となります。

報連相研修 ワークの振り返り

そして私は、ワークの振り返りとして、「今回のワークのポイントは、自分の頭の中にある情報は『声に出して、相手に発信しなければ伝わらない』という事です」「ワークの最初に沈黙していた時間、今回は○分○秒でしたが、その間あなたたちの仕事(間違い探し)は一切進んでいなかった」「今回はゲームだから、それでもいいかもしれないが、これが実際の仕事だったらどうなるかを考えてみてください」といった、フィードバックを伝えます。
仕事ができる人は、自ら動きます。新入社員は職場の報連相では、自分から声に出して発信することの大切さを肝に銘じておくことを、ワークを通じて実体験してもらうことが大切です。

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延堂溝壑(えんどう こうがく)
本名、延堂良実(えんどう りょうま)。溝壑は雅号・ペンネーム。一般社団法人日本報連相センター代表。ブライトフィート代表。成長哲学創唱者。主な著書に『成長哲学講話集(1~3巻)』『成長哲学随感録』『成長哲学対談録』(すべてブライトフィート)、『真・報連相で職場が変わる』(共著・新生出版)、通信講座『仕事ができる人の「報連相」実践コース』(PHP研究所) など。

なお、本稿は糸藤正士氏に著作権のある『真・報連相』を、著作権者の承認を得て使用している。

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