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今年の新入社員には「なぜそうするのか?」を納得させる指導を!

2021年2月17日更新

今年の新入社員には「なぜそうするのか?」を納得させる指導を!

指導員(メンター)が新入社員を指導していく際の、基本的な考え方や指導方法について確認しておきましょう。ポイントは、単に仕事のやり方を教え込むだけではなく、新入社員の「なぜそうするのか?」という素朴な疑問に答えて、心から納得してもらうことです。

新入社員に「なぜそうするのか?」を理解させる

PHP通信ゼミナール『「メンタリング」で共に成長する新入社員指導・支援の実践コース』では、指導員が新入社員に教えるべきこととして、「働くことの動機づけ」「会社の考え方・決まりごと」「仕事の進め方」「ビジネスマナー」の4項目が挙げられています。これらのうち、「働くことの動機づけ」以外の3項目は、「仕事の基本3つの柱」とされています。すべての指導内容について、対話や助言を通して自発的な成長を促す「メンタリング」の考え方に基づき、「なぜそれが大切なのか?」「なぜそれを行うのか?」を新入社員に伝えられる指導員を育てていきたいものです。

ほめて、認めて、伸ばしていく

指導員が新入社員に「働くことの動機づけ」をしていくうえで、同テキストでは「ほめて伸ばす」という方法が重視されています。最近の若い世代の特徴として、目上の人から厳しく鍛えられる経験が乏しく、傷つきやすい面があると考えられるからです。もちろんそれだけではなく、「ほめられること」は「認められること」であり、誰でも「嬉しい気持ち」が湧いてきます。この「嬉しい気持ち」が「働くことの動機づけ」になり、次の挑戦へのエネルギーにつながります。若い世代が全員打たれ弱いわけではありませんが、ほめて伸ばすことの効果を最大限活用していくということです。

また、指導員は新入社員にとっての「よき相談相手」であるべきです。新入社員を温かく見守り、不安を一つひとつ取り除いていける指導員が社内に増えれば、新入社員の多くが悩みを乗り越えて成長できるようになるでしょう。

理念やルールの教え方について

「会社の考え方・決まりごと」の「考え方」とは、「経営理念」を指しています。もっと簡単にいえば、「自分たちの会社はどのような思いで活動しているのか」ということです。指導員が新入社員にこれを伝える際、単に明文化された経営理念をそのまま教えるのではなく、指導員自身が会社の理念をどう考え、日々の業務にどう活かしているのかについて、指導員本人の言葉で伝えることが不可欠です。そのように指導できる指導員を育てていくことで、新入社員は会社の考え方をより深く理解するようになるはずです。

「決まりごと」とは「会社のルール」を指しています。これについても単にルールを伝えて守らせようとするのではなく、「なぜこのルールがつくられたのか」「このルールがなかったらどんな問題が起こるのか」というところまで踏み込んだ説明が必要です。そこまできちんと伝えることで、新入社員の肚にストンと落ちるようになるはずです。

上司と指導員の役割分担を明確に!

「仕事の進め方」について、新入社員を指導する指導員には、上司(部門リーダー)と指導員の「役割分担」を理解してもらう必要があります。野球チームに例えると、上司は監督、指導員はコーチ、新入社員は選手の関係に似ています。監督である上司は、実績を上げていく(試合に勝利する)ために、一人ひとりにさまざまな指示を出します。まだ経験が浅い新入社員は、上司の指示を完全に理解して実行するのは困難なので、コーチにあたる指導員が、上司の指示をかみ砕いて新入社員に教えていくわけです。

仕事の説明をする際、指導員は自分自身の過去の経験を交えて話すと効果的です。「こうしたらうまくいった」あるいは「こうしたら失敗した」といった具体例を示すことで、新入社員は指導員の話を素直に聞けるようになるはずです。

説明する際の注意点として、1から10まで懇切丁寧に教えるのではなく、その分野に詳しい別の人を紹介したり、知識習得に役立つ書籍やウェブサイトを紹介したりする方法が有効です。新入社員が自分から人に尋ねに行ったり、自分で本を探して読んだりすることで、「自立的」に行動するようになるからです。

ビジネスマナーは形から入り、なぜ重要なのかを教える

「ビジネスマナー」とは、「あいさつの仕方」「名刺の渡し方」「言葉づかい」「電話のかけ方」「身だしなみ」などのことです。マナー指導において、最初の段階では「形から入る」ことを重視します。指導員自身がお手本になり新入社員の目の前でやって見せたうえで、日常の行動で示していくのです。そうしてあいさつ等の「形」をしっかりと伝え、習慣化を促しながら、「なぜビジネスマナーが重要であるか」を指導します。
マナーが大事な理由は、たとえ新入社員であっても、会社の外に一歩出れば「会社の代表者」となり、マナーの良し悪しによって会社のイメージを左右してしまうからです。指導員がこれを伝えることで、新入社員はマナーをおろそかにしないようになるでしょう。

業務指導の流れについて

ここまで述べてきた「仕事の基本3つの柱」などについて、下記のような段階を踏んで指導していくことが望ましいといえます。スケジュールに沿って進めていくことによって、どれくらい仕事の基本がマスターできたのかを確認しやすくなります。

1 指導目標の検討と設定
 新入社員にどんな指導が必要かを考えて目標を設定する。

2 指導目標を一定期間ごとに細分化
 1カ月後の目標、3カ月後の目標、半年後の目標といった具合にゴールを設定する。

3 指導と定期的な確認
 指導員と新入社員は定期的にミーティングを行い、進捗状況と課題を確認する。

4 目標達成の「承認」
 途中で何か目標が達成したら、その都度「ほめる」。達成した日付も記録しておく。

5 期間満了後の検証
 1カ月後の達成度、3カ月後の達成度、半年後の達成度など、設定した目標がどれくらい達成できているかを確認する。残った課題があれば、整理して次の目標に加える。

※本記事は、PHP通信ゼミナール『新入社員指導・支援の実践コース』のテキストを抜粋・編集して制作しました。

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森末祐二(もりすえ・ゆうじ)
フリーランスライター。昭和39年11月生まれ。大学卒業後、印刷会社に就職して営業職を経験。平成5年に編集プロダクションに移ってライティング・書籍編集の実績を積み、平成8年にライターとして独立。「編集創房・森末企画」を立ち上げる。以来、雑誌の記事作成、取材、書籍の原稿作成・編集協力を主に手がけ、多数の書籍制作に携わってきた。著書に『ホンカク読本~ライター直伝!超実践的文章講座~』がある。

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