外部研修講師への依頼の仕方と確認事項。打ち合わせで要望すべきことを解説

外部講師を招いての研修では、事前の講師との打ち合わせが、成果を左右します。講師任せにせず、研修の目的に沿った要望をしっかりと伝えておくことが重要です。依頼の仕方や確認のポイントを解説します。

研修の企画立案は4カ月前

研修を依頼し、順調に準備をしていくためには、約4カ月前から企画をしていくことが望ましいといえるでしょう。
企画立案→　事前準備→　運営→　研修後（フォロー）
こうしたプロセスを踏んで進めることができれば、日程の間違いや事前の準備物のヌケやモレがなく、研修をスムーズに運営することができます。

外部研修講師への依頼の仕方

研修講師を確保するためには、できるだけ早く問い合わせ、依頼をしましょう。特に人気のある講師は、日程を確保することが難しいものです。また、事前打ち合わせの時間も必要なので、できるだけ早く詳細を決め、講師に相談するのが望ましいでしょう。

外部研修講師との打ち合わせは、研修の成果を左右する重要なプロセスです。最初に、経営の理念や経営者の信条、経営戦略、歴史や沿革など、事業や商品の概要を説明します。事前に、ホームページを紹介したり、印刷物を渡したりしておくとよいでしょう。
次に、人材開発についての考え方や教育体系について説明します。教育体系図や人材育成計画などがあればコピーを渡し、十分に理解してもらいましょう。それから、依頼する研修の背景や目的、全体の位置づけ、研修に何を期待するのか、どのレベルまでするのかなど、自社の要望を説明します。

多くの教育担当者が、外部講師に依頼するときに犯してしまう間違いは、研修のねらいやテーマ、日程を伝えたあと、すべて「講師任せ」にしてしまうことです。外部研修講師を信頼し、任せること自体は問題ではないのですが、外部研修講師は、自社の状況を認識しているわけではないので、すべて任せるのではなく、講義内容のポイントを事前に打ち合わせして、研修の目的に沿った要望をしっかりと伝えておくことが重要です。

研修の計画概要を固め、どのようなプログラムがいいのか、目的とレベルはどうするのかは、十分に検討しなければならなりません。プログラムが変われば、講師が変わります。研修を明確に設計し、企画をしなければ、外部研修講師に具体的に依頼することはできないと言えるでしょう。

外部研修講師との事前打ち合わせのポイント

外部研修講師との事前打ち合わせにはどのようなことが必要でしょうか。そのポイントをあげます。

研修テーマ・内容（目的・ねらい）

1）自社の経営理念、業務内容
2）自社の人材育成の考え方、教育体系の中での位置づけ
3）研修の目的、ゴール
4）受講者のあるべき姿・ありたい姿
5）現状の組織の問題や課題、個人の悩みと問題
6）受講者の属性と現状、受講者を取り巻く環境
7）受講者に気づいてほしいこと、行動してほしいこと
8）研修後の効果測定

研修概要

実施内容について

・プログラム作成（具体的な構成・時間配分・進行）

講義内容

・演習内容（個人ワーク・グループディスカッション・ロールプレイング・事例研究など）
・発表方法（全員か？　グループ内か？）
・講評（総括か？　個別か？）
・質問（事前にあれば連絡をしておく）
・研修形態、会場の座席配置

参加者

・役職・勤務経験年数（特定業務の経験年数等）
・資格の有無、参加者の傾向、参加人数
※事前に受講者リストを渡す

準備物

PC・プロジェクターなど備品チェックリストを用意する

印刷物

レジュメ、資料などの構成について
※外注するなら×月△日までに届くようにと納期を確認する

予算

講師料の交渉
※交通費・宿泊費・教材費

講師

最新のプロフィールを確認する
緊急連絡先や携帯電話番号を聞いておく

会場

外部会場であれば、所在地、電話番号、交通機関・地図などを連絡する
講師との待ち合わせ時間、会場入りの時間を確認する
※宿泊が必要な場合は、宿泊先を確認しておく

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研修依頼から実施までの流れ

外部研修講師への依頼から実施まではおおよそ次のような流れになります。

問い合わせ・依頼　
電話、メールなどで問い合わせをする。

研修内容などの相談　
営業担当者または直接、講師と打ち合わせをする。できない場合は、電話、メールで行う。

企画書・見積書を依頼　費用の交渉
提案をしてきた研修のねらい・対象やプログラム内容とレベル・見積もり金額を確認する。研修候補日から研修会場の空きを確認する。

研修の依頼
講師、開催日、開催場所、実施日数、研修料と支払方法などを明記した「研修依頼書」を渡す（契約を交わす）。
※研修講師は、全国を飛び回り、日々忙しくしていることが多いものです。自社の依頼だけでなく、他社も同じような依頼を同時期に依頼している場合があります。電話による依頼だけでは間違いが起こりやすいので、文書やメールで依頼書を出しておくことが大切です。

教材・資料等の準備、備品の確認
講師からプログラムに基づきテキスト、資料をもらい、参加人数分のテキストや資料を作成する。研修に必要な備品を準備する。
※研修の目的や求めている効果により、さまざまな備品が必要になります。チェックリストを作成しておき、ヌケやモレがないようにチェックしておくとよいでしょう。外部研修講師の場合は、備品や機材を講師が準備する場合と主催者が準備する場合と、さまざまなケースがあります。どちらが準備するのか、社内の場合は担当者が誰なのかを明記し、チェックすると、間違いが起こることは少ないでしょう。

研修終了後
講師所感や研修報告書の提出をうけ（または、ヒアリングし）、 総評・良かった点・問題点・他企業に比べて自社のレベル・今後の課題を確認する。
アンケートを作成し、研修終了後に受講者の率直な意見を聞く。
※アンケートをとって、良いところと悪いところをみるのは研修効果測定の一つになります。アンケートを集計して定量的なデータと定性的な意見をまとめておきます。さらに、講師と反省会を設けて、次回の研修に対しての課題や要望を伝えることも重要です。特に外部研修講師を起用した場合は、事務局から今後のフォローや次回の企画の話を持ちかけないと研修のPDCAが回らないため、アンケートの結果に基づいて講師と打ち合わせをしておきたいものです。

本記事は、『[実践]社員教育推進マニュアル』（茅切伸明・松下直子共著、PHP研究所発行）の内容を一部編集して構成しました。

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