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若手社員に教えたい「中間報告」~必要なケースとタイミング、方法

2018年4月 9日更新

若手社員に教えたい「中間報告」~必要なケースとタイミング、方法

報連相では「中間報告」が大切と言われています。上司や関係者にしっかりと中間報告できる人は、やはり仕事の成果も上げているものです。今回は、若手社員に教えたい中間報告の方法、必要なケースとタイミングを解説します。

中間報告が必要なケースは?

中間報告はどのようなケースで必要になってくるでしょうか。例えば次の3つのケースです。

(1)状況が変わったとき
(2)長い期間を要する仕事の場合
(3)その仕事の終了のメドがついたとき

仕事を進める過程で状況変化はつきものですが、そのときどうするのか。仕事の進め方が上手な人は「仕事の目的」に照らして判断し、中間報告をしています。
そしてこのことは、報告だけにいえることではありません。連絡も相談も、報連相はすべて「中間」がポイントです。完了報告はもちろん必要ですが、仕事の進捗状況に合わせて、要所々々で「中間報連相」を行なえるよう指導したいものです。

状況が変わったときの中間報告

仕事の状況に変化が生じたとき、どのように対処するよう教えればいいでしょうか。例えば、次のAとBの対応について考えてみましょう。

A.状況がどうであれ、あくまで当初の指示をやり遂げる
B.状況が変わったので指示どおりすすめるべきかどうか考える

仕事は指示された通り忠実にやりさえすればよい、というものではありません。指示した人にも見通せない状況の変化が起きます。また、当初の指示自体が100%正しいとは限りません。
例えば「真っすぐに行け」と指示されていても、予期せぬ豪雨で大きな池ができていれば、どうでしょうか。
上司が真っすぐ行けといったから、真っすぐ行く......。これは危険です。自分で考え工夫することをしない依存的人間の態度・思考です。
このとき、「〇〇という状況ですが、どうしましょうか?」という中間報告をすれば、「指示されたから言われた通りに......」というやり方よりは、はるかにましです。
そこから一歩進んで「私はこうしたいと思いますが」という自分の意思をもった中間報告ができれば、もう一段上です。

複数案を考えて中間報告するよう指導する

しかし、ここで思いつきの1案でなく、複数案(例えば3案ぐらい)を考える思考を身につけるよう指導することがポイントの一つです。

たとえば、
A案 それでもジャブジャブと入って真っすぐに行くのか
B案 多少時間はかかるが、迂回して行くのか
C案 それとも、一旦引き返して、後日出直すのか

と、3案ぐらい考え、仕事の「目的」に照らして判断し、「ご指示には反しますが、こういう状況ですので、B案で行くというのはいかがでしょうか?」と中間報告ができれば、立派な自立人間です。

肝心なのは、「目的思考」です。仕事には、あくまでも主体的に取り組んでもらいたいものです。目的がわかっていないと、折角の3案もどれを選択すべきか、自分で判断することができません。

中間報告の失敗事例

次に紹介するのは、中間報連相の失敗談として、筆者がある方(Iさん)から伺った話です。

「私には、苦い経験があります。ある件を部長の指示通り忠実に実行したのですが、結果がまずかったのです。強烈な個性の持ち主である部長から強いお叱りを受けて、思わず『指示通りやったのですが......』と返してしまいました」
「すると部長から、『では、お前は、俺が死ねと言ったら死ぬのか!』と叱られたのです」
「ハッと目が覚めました。その時、主体性と自己責任性を欠いていた自分が見えたのです。いつの間にか自立を失い、依存的になっていたのです」

上司の考え方や全体状況を把握する

いくらこうやれ、ああやれと指示されても、やるのは自分です。自分を見失ってはなりません。このとき「上司が目的を言ってくれないから......」と言う依存的態度の人がいますが、自分の仕事の目的(何のために)は、自分で明確にしなければなりません。
そのためには、自立した「しっかりした自己」であることの上に、普段から上司の考え方をよく理解し、全体状況や背景事情も掴んでもらう必要があります。巧みなアプローチで目的を確認しなければわかりにくい場合もあるでしょう。目標ではありません。目的です。古くからあるビジネスの名言に「目標は、目的追求の手段なり」という言葉があります。ぜひ憶えておきたい言葉です。

※本稿は糸藤正士氏に著作権のある『真・報連相』を、著作権者の承認を得て使用している。

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延堂溝壑(えんどう こうがく)
本名、延堂良実(えんどう りょうま)。溝壑は雅号・ペンネーム。一般社団法人日本報連相センター代表。ブライトフィート代表。成長哲学創唱者。主な著書に『成長哲学講話集(1~3巻)』『成長哲学随感録』『成長哲学対談録』(すべてブライトフィート)、『真・報連相で職場が変わる』(共著・新生出版)、通信講座『仕事ができる人の「報連相」実践コース』(PHP研究所) など。

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