若手社員　コミュニケーション研修のポイントとは？

若手社員は対人コミュニケーションが苦手と言われます。苦手な話題や苦手な人とは、ツールを介してコミュニケーションを取ろうとする傾向もあるようです。そんな若手社員を育成するポイントとは？

仕事はコミュニケーションありき

若手社員研修でコミュニケーションを学んでいただくとき、私はまず、「"仕事はコミュニケーションありき"というところに立ちましょう」とお伝えしています。実は、これは階層を問わずいえることです。

組織全体で仕事の意義、価値を理解し目標に向っていこうとする時、言葉を通してどれだけ細部にわたってそれらを共有できているかということが、仕事の質を決める要素となります。コミュニケーションが必要不可欠であるという自覚が深まると、状況に応じた適切なコミュニケーションのあり方を具体的に考えることができるようになります。そこから、コミュニケーションにおける相互努力が始まるのです。

組織におけるコミュニケーションの段階

組織におけるコミュニケーションには、さまざまな段階があります。具体的に説明していきましょう。

雑談ができる

組織の中において会話がある状態。「雑談ができる」と、肝心な「仕事の話ができる」は別で、もう一歩踏み込んで、仕事の話ができるようになることが望まれます。

対話ができる

報告・連絡・相談が適切にできている状態。また、仕事を進めていく際に必要な情報共有、必要なやりとりができている状態です。

議論、対話ができる

建設的な視点に立ち、意見具申、提案ができる状態。若手社員に関して言えば、臆せずに意見具申、必要な提案ができるという状態です。

さて皆さんの組織、職場はどの段階にあるでしょうか。

若手社員に求められるコミュニケーション能力

この組織におけるコミュニケーションの段階において、若手社員の場合は、まずは勇気をもって言葉にしてみることが第一歩となります。次に、必要に応じて十分な「報告・連絡・相談」や「情報共有」が当たり前にできるという状態が望まれます。最終的には、受け身にならずに「議論、対話ができる」という状態を目指してもらいたいものです。

まずは、考えていることを言葉にする。そして、相手の言葉に耳を傾ける。理解を深めるためにお互いにやり取りをする。上司の方は、このコミュニケーションのサイクルを回すことを指導しましょう。

また、コミュニケーションにおいては、「何を言われたか」ということよりも「どんな言われ方をしたか」という事に、多くの人がマイナス感情を抱きます。若手社員とのコミュニケーションでは、特に上司の立場にある方は、この点に気をつけていただきたいものです。足を組んだり背もたれにもたれかかったりする姿勢は、指導の内容にかかわらず、「威圧的」と受け取られ誤解を与えかねません。伝え方に気を配ることも、若手社員とのコミュニケーションのひとつのポイントです。

教育ゲームから学ぶ若手社員のコミュニケーション　3つのポイント

私が講師を務めるPHPゼミナール「若手社員研修」では、情報を取り扱いながらのコミュニケーションについて、教育ゲームを通じて体験的に学びを深めていただきます。ここでは、受講生に学んでもらうポイントをご紹介しましょう。

情報はすべて共有する

若手社員には、組織の中でのどの情報を共有すべきかを自分で判断せず、まずは全ての情報を共有することを促します。
若手、中堅、管理職と、立場や経験によって状況の見え方は異なります。勝手な判断で取り返しのつかない状況にならないように、持っている情報はすべて共有します。
ただし、その際のコミュニケーションの取り方には注意が必要です。必要でなさそうな情報については、「念のために共有する」と前置きをすることで、情報について考慮していることが伝わります。

情報は可視化し、整理しながら共有する

情報の聞き違い、捉え違いを回避するために、全体で見えるように情報共有することが重要です。
また、情報をただ羅列するのではなくマトリックスや図にするなど、より分かりやすく扱いやすいように整理をしながら共有することも大切です。

情報共有においては臆せず参画する

対人コミュニケーションを苦手とし、チームへの情報提供のタイミングを逸してしまうようでは組織活動そのものにも影響が出てきます。
チーム内での情報共有においては、状況を見ながらタイミングを逃さず伝えていくこと、また、メンバーどうし気を配ることもコミュニケーションを取るうえで大切な要素です。積極的に参画することが、情報共有を適切に行うことに繋がります。

若手社員に伝えたい対人コミュニケーションの大切さ

SNSが身近なコミュニケーションツールである若手世代は、対人コミュニケーションに慣れていない、苦手であると感じている人も少なくありません。特に、苦手な話題や苦手な人とは、ツールを介してコミュニケーションを取ろうとする傾向も見られます。
しかし、人と人とが対面して伝えるからこそ、言葉のもつ真の意味やニュアンスがより正確に伝わるものです。仕事の質を上げるためには、対人コミュニケーションが欠かせないということを、若手社員には伝えていきたいものです。

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倉田きたみ
IT企業 社内研修部門にて、教育の企画・実施・運営を担当。1994年、コンサルタントとして独立。大学講師、ＰＨＰゼミナール等の講師として活動。2000年、株式会社ヒューマンエイジ研究所を設立。現在は、『個人と組織の成長』、『関係性向上による組織活動の効果を高める』をテーマに企業、各種団体、学校等に人材開発、組織開発に向けた研修、コーチング、コンサルティングを行っている。研修とパーソナル、チームのコーチングを組み合わせ、個人、チームのさらなる気づきと行動化のためのアプローチも展開している。