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部下に伝えておきたい、長い期間を要する仕事に必要な中間報連相の勘どころ

部下に伝えておきたい、長い期間を要する仕事に必要な中間報連相の勘どころ

(2018年4月20日更新)

 
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部下からの中間報告がないのでイライラする。細かすぎる中間報告がわずらわしい――そんなことにならないように、中間報告の勘所をしっかり教えておきたいものです。

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中間報告は「時間軸の違い」を意識する

自分の仕事を進める上で、最も重要な報連相のひとつに「中間報告」があげられます。「すべての報告は、中間報告なり」という言葉もあるくらい、上司としては部下からの中間報連相を必要としています。

部下にとっては自己の仕事の範囲内、自己の役割の視点から報連相の重要性を判断していることがほとんどです。部下から見ると「まぁ、これくらいは報連相の必要はないだろう」とか「次に上司と合うタイミングで伝えれば十分だろう」と思える内容でも、上司の仕事の範囲からまたは上司の役割の視点から見ると、必ずしもそうとは言えません。

上司と部下の視点の違いの中で、その違いが顕著に表れるものの一つに「時間軸」があります。

部下には「長い期間を要する仕事の場合」に必要な中間報連相の勘どころを、しっかりと伝え、「自分の受け持つ仕事」と「その仕事に関わる人々」との間に流れる「時間軸の違い」を意識してもらいましょう。

 

長い期間を要する仕事の「長い期間」とは?

ときどき「長い期間とはどのくらいの長さですか?」という質問を受けます。基準を求めているわけです。

「長い期間」とは、何か月間とか何日間といった物理的な時間ではありません。自己の受け持つその仕事の重要度や緊急度と、お客様や上司などその仕事に関わる人々がそれぞれ重要度や緊急度をどのように考えているか、などによって変化するのです。

相手が急いでいると分かれば、時間的には短い期間で終わる仕事でも、中間で報告する必要があります。

例えば、もし相手(お客様や上司)がその仕事を重要・緊急と考えているなら、1日で完了する仕事でも、朝指示されたら昼頃までには中間報告が必要かもわかりません。

逆に1週間かかる仕事でも、ものによっては中間での報告がさほど必要でないこともあるでしょう。多くの人は「長い期間」に対して、ついつい基準を求めようとしがちです。

ですが、「長い期間」は自分だけではなく、仕事に関わる相手がその仕事をどのようにとらえているかによります。つまり、「基準ではなく、判断が要る」のです。

 

【事例】部下としてプライドを持って仕事に臨んでいたKさん

以前行った報連相セミナーで中間報連相について話し合っていたときのことです。次のように発言するKさんという受講者がいました。

Kさん「私は、自分の仕事に誇りを持って臨んでいます。その誇りを実践に変えていくためにも、私は仕事を進める上で『自分の仕事のルール』を持っています」「そのルールとは、上司が私の仕事に対して『例の仕事はどうなっている?』と確認をしに来ないでも済むよう仕事の進め方を心掛ける。というものです」「私の上司は、おそらく私が知りえない情報や視点で部署の仕事全体を判断しています。口では言わなくても、きっと私たち部下の仕事の進捗を常に気にしています」「本当は逐一中間報告を求めたいところでしょうが、あまり中間報告を求めすぎると、私たちとの信頼関係を崩すと気遣ってくれているのでしょうね。上司からはギリギリまで『どうなっている?』と確認に来ることはありません」「つまり、上司に『どうなっている?』と言わせているうちは、私は自分の仕事に対する役割が全うできていない、半人前だと思うのです。だから私は一人前の社会人として上司に『例の仕事はどうなっている?』と言わせたくない、これは私の仕事に対するプライドなんです」

 

中間報告は相手のワークスタイルや性格を考慮して

長いか短いかは、相手のワークスタイルや性格にもよります。気が長い性格のAさんにとっては「長い期間」でなくても、気の短いBさんにとっては「長い期間」と感じるケースがあります。

例えば、こと細かく経過を把握したい上役に対しては、たびたび中間報告が必要です。つまり、相手が変われば報告の仕方を変えないと、良い報告にはなりません。

上記のKさんのような中間報連相を実践する場合、細かすぎる中間報告は逆に相手(Kさんの場合は上司)にも嫌がられるでしょう。

きっとKさんは、上司のワークスタイルや性格をしっかりと観察し、その上司にあった中間報連相のタイミングを図っていることでしょう。

 

次回は、中間報告の重要ポイントのひとつ「その仕事の終了のメドがついたとき」についてお伝えします。

 

 

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延堂溝壑(えんどう こうがく)

本名、延堂良実(えんどう りょうま)。溝壑は雅号・ペンネーム。一般社団法人日本報連相センター代表。ブライトフィート代表。成長哲学創唱者。主な著書に『成長哲学講話集(1~3巻)』『成長哲学随感録』『成長哲学対談録』(すべてブライトフィート)、『真・報連相で職場が変わる』(共著・新生出版)、通信講座『仕事ができる人の「報連相」実践コース』(PHP研究所) など。

なお、本稿は糸藤正士氏に著作権のある『真・報連相』を、著作権者の承認を得て使用している。


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