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テレワークでのコミュニケーション不足を解消する工夫とは?

2021年4月 8日更新

テレワークでのコミュニケーション不足を解消する工夫とは?

コロナ禍をきっかけにテレワークを導入する会社が増えています。テレワークには、ワークライフバランスの改善、仕事の効率アップなどさまざまなメリットがあります。その一方で、社員同士のコミュニケーションが希薄になっている、組織の一体感が削がれていると感じる人事の方も少なくないようです。
そこで今回は、テレワーク導入にあたって生じるコミュニケーション不足をどう解消していけばよいかを考えていきましょう。

INDEX

コミュニケーション不足の放置は危険!

テレワークは、一人で集中して仕事ができるからよいと考える人もいますが、だからといってコミュニケーションが不足してよいというわけではありません。その理由は主に3つ挙げられます。

1.仕事の進捗状況が共有できない

1つ目の理由は、仕事の進捗に悪影響を及ぼすことです。仕事はひとりでするものではありませんから、コミュニケーションがしっかりと取れていない場合、おたがいの仕事の進捗状共有されにくくなり、誰がどこまで仕事を進めているのか、遅れている部分はないのか、全体で漏れがないのかがわかりにくくなります。その結果、思わぬトラブルにつながりかねません。

2. エンゲージメントが低下する

2つ目の理由は、エンゲージメントが低下するということです。これまでは、オフィスに集って対面で話をしながら仕事をすることで、ほぼ無意識的に社員が会社に居場所を見つけ、つながりを見出してきました。しかしテレワークが中心になり、コミュニケーションの機会が減ると、組織の一体感や帰属意識はどうしても薄れがちです。エンゲージメントが低下すれば、業績にも悪影響が及んできます。

3.正しく評価されていない、という不安が生じやすい

3つ目の理由は、社員が自分の仕事を正しく評価してもらえないのではと不安になりやすいことです。テレワークで上司・部下間のコミュニケーションが不足すると、先にも述べたように上司がメンバーの仕事の進捗状況や成果を正しく把握することが難しくなります。そうなると部下のほうでは、組織に貢献しているのが理解してもらえていないのではないかという不安を抱きがちです。そうした状態が続けばモチベーションは下がりますし、とつぜんの離職といったことにもなりかねません。

コミュニケーションを増やすコツとは?

とはいえ、オンラインでのコミュニケーションはちょっとした工夫やコツで改善することも可能です。ここではそのヒントをご紹介します。

定期的にメンバー間で情報共有の機会を設ける

テレワークでは、チーム内で定期的に情報を共有することで生産性が高まります。例えば、毎朝、メンバー間でその日の業務予定を共有したり、定期的にオンラインミーティングを行い、仕事の成果や進捗状況、課題を伝え合ったりするといったことができるでしょう。情報を共有することで、お互いの状況を理解し、無駄な業務を減らしながら効率よく仕事を進められます。
ただし、あまりに事細かに管理するのは厳禁です。いわゆる「マイクロマネジメント」は部下の成長を止め、やる気を失わせることになります。しっかりと期限を決めてタスクを設定することは必要ですが、あとは部下を信頼して任せるという姿勢がなければ、テレワークの生産性は上がりません。

質問・相談がしやすいように、お互いのスケジュールを共有しておく

テレワークでは上司や先輩に気軽に質問や相談がしにくいという声をよく聞きます。机を並べて仕事をしていれば、様子を見ながら「ちょっといいですか」と声をかけられましたが、テレワークでは「いま相談すると迷惑かもしれない」「こんなことは自己解決しなければ」という心理が働くからです。ビジネスチャットをつかえばよいのですが、うまく伝えられない、頻繁に相談するのは気が引けるといったこともあるでしょう。こうした状態が続くと、仕事の生産性は下がり、ストレスもたまってきます。

この点に関しては、テレワークであっても、いつでも気兼ねなく質問や相談ができる職場風土をつくるということが大事なのですが、実際には簡単ではありません。
そこで、すぐできる対処として、メンバー個々がどこで何をしているのか、予めスケジュールを共有しておくことをおすすめします。そうしておけば、「もう会議は終わっているはずだから、電話してもよさそうだな」といった具合に、質問や相談もしやすくなるでしょう。

雑談グループを用意する

チャットツールを会社で活用しているのであれば、雑談グループを用意してみましょう。雑談グループを用意することで、社員同士の交流が気軽にできるようになります。仕事以外のことを気軽に話してストレスを解消する、あるいは、これまで興味がなかった分野の情報を得ることもあるでしょう。社員同士の交流が生まれれば、帰属意識が高まるだけでなく、人間力を高めるといった点でも役立ちます。

オンラインでの社内イベントを開催する

オンラインで社内イベントを開催することで、楽しく社員同士のコミュニケーションを図ることもできます。たとえば、オンラインランチ会であれば、家庭の事情などで終業後に時間が取れない人でも参加できますし、終業後のオンライン飲み会であれば、お店を決めたり集まったりする手間もなく、またアルコールあり・なしなども自由で気軽に参加できます。
季節行事などテーマを決めて、ゲーム的に楽しめるイベントを開催するのもいいでしょう。オンラインならではの工夫を、各世代の社員から募集するなどしてオリジナルの社内イベントを盛り上げていけば、メンバーの一体感を醸成することにもつながります。
また、オンラインイベントで社内人脈が広がったり、部門の垣根を超えた新しい事業の芽が見つかったり、あるいは仕事の課題解決のヒントを得られるなど、思わぬ効果があるかもしれません。

テレワークはメンタルヘルス対策も必須

テレワークが普及する中で、メンタルヘルスに関する新たな課題も生まれてきています。社員がメンタル不全に陥るまえに、人事部門としてどのような手を打つべきかを考えてみましょう。

コミュニケーション不足がメンタル不調につながる

厚生労働省は2020年12月に「これからのテレワークでの働き方に関する検討会 報告書」を公表し、そのなかで以下のように問題点を指摘しています。

テレワーク中心の働き方をする場合、周囲に同僚や上司がおらず、対面の場合と比較してコミュニケーションが取りづらい場合があるため、業務上の不安や孤独を感じる等により、心身の健康に影響を与えるおそれがあり、その変化に気づきにくい。

ずっと一人で在宅勤務をしていれば孤独感や疎外感も生じてくるでしょう。仕事がうまくいっていないときなどはなおさらです。また、自分が同僚や上司にどう思われているか不安になるなど、精神的な負担増加につながってしまうことがあります。

セルフケアとラインケア―メンタルヘルス研修を実施する

テレワークにおけるメンタルヘルス対策として、定期的なコミュニケーションはもちろんのこと、社員一人ひとりにメンタルヘルスの大切さを知ってもらうことが挙げられます。
メンタルヘルス対策では、まずは一人ひとりが自分のストレスの状態を知り、メンタル不全を防ぐこと、つまりセルフケアが重要です。
具体的な対策としては、規則正しい生活、適度な運動や日光浴、会話を含む人とのコミュニケーションなどが挙げられますが、これらは自分で意識しておかないとどうにもならないことでもあります。だからこそテレワークを推進する企業では、メンタルヘルスの重要性やセルフケアについて、今一度、研修機会を設けることをおすすめします。

また、上司の立場にある人には、ラインケア研修を実施したいところです。表情の変化、仕事のミスが多くなるなど、部下のイエローサインに気づき、適切なサポートを申し出るのは上司の責任です。ビジネスチャットやオンライン会議ツールを利用して、意識的にコミュニケーションをとり、サポートする姿勢を示すよう、働きかけましょう。定期的なストレスチェックテストを実施し、人事、産業医、現場の管理職が連携し、メンタルヘルス対策をすすめていきましょう。

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まとめ

今回は、テレワークにおけるコミュニケーションをどう増やしていくのか、対策や工夫、メンタルヘルスについてご紹介しました。

  • テレワーク下でのコミュニケーション不足、放置は危険
  • 定期的なコミュニケーションの機会を設ける
  • 上司部下、メンバー間のスケジュールは共有しておく
  • 雑談グループ(チャットルーム)を用意する
  • オンラインランチ、飲み会などのイベントも効果的
  • メンタルヘルス研修を実施する

今後、コロナ禍が落ち着いてくることがあったとしても、いったんリモートワークにシフトした流れが、完全に元に戻ることはないでしょう。テレワークでのコミュニケーション不足で生産性が低下してしまっては元も子もありません。人事部門として一つ一つ着実に対策をとっていきましょう。


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