若手社員の成長を阻む、ネットサーフィンやゲームでの時間の浪費

「いつも締め切り間際に慌てて仕事をしてミスをする」「優先順位がつけられない」「時間管理ができていない」――そんな若手社員を成長させるには、仕事時間についての現状分析から始めるのが有効です。

成果を出せない若手社員は、まず現状分析を

私は各企業をコンサルティングするなかで、「成果を出す若手社員」「仕事ができる若手社員」を何人も見てきました。その人たちに共通するのは、仕事の優先順位決定においても、スケジュール作成においても、常に決断を下し実行していることです。
「仕事ができない」という今の状況を脱却させるために、まずは仕事の優先順位やスケジュールの立て方など、時間をうまく使う工夫を身につけてもらいましょう。
そこで取り組んでもらいたいのが、現状分析です。どの仕事にどれくらい時間がかかっているのかを知らなければなりません。自分の時間の使い方を把握し、工夫をする。つまり、タイムスタディを行うことで仕事の効率は大幅に改善されます。

一日の行動を分析するチェックリスト

自分の日常については、大体の時間を知っている人は多いと思います。例えば、「通勤はどのくらいかかりますか？」と質問して、「まったくわからない」と言う人はいないはずです。「うーん、大体40分かかります」「35分くらいです」と言える程度にはわかっているでしょう。
しかし、タイムスタディでは「細かく」「正しく」を心がけます。大体ではなくて、分単位まで細かく、しかも正しく分析します。
「正しく」とは、例えば「通勤は40分くらい」と言った人がいたとします。その40分とは電車に乗っている時間だけかもしれません。家から駅まで徒歩10分、駅から会社までバス10分だったとすると、本当の通勤時間は、40＋10＋10＝60分になります。
でもまだ「正しく」はありません。通勤は行きだけでなく帰りも含まれますので、60分を2倍にする必要があります。したがって、正確には通勤に120分間かかっているということになります。多くの人は、「40分くらい」ですませてしまいますが、通勤に費やしている時間を全体から考えて細かく見ていくと、正しい通勤時間を知ることができます。
仕事の時間も同じで、実際に働いている時間を知りたいのであれば、食事や休憩は差し引いて考えなくてはいけません。
そこで次のチェックリストで、御社の若手社員が毎日、何にどのくらい費やしているのかを確認してもらいましょう。

インターネット、テレビ、ゲームの時間数が多すぎる！

私はタイムマネジメントの研修を年に100回くらい行なっていますが、その研修では、初めにこのタイムスタディを受講者に行ってもらっています。そうすると、「自分はこんな時間の使い方をしていたんだ、このムダに気づけただけでもこの研修を受けた価値があった。よかった」と言ってくれる人がほとんどです。
このようにタイムスタディができていないと、若手社員にとっては「ムダ」に時間を使っているものが「何なのか」がわからないので、どんなに決断力や仕事の段取り力があったとしてもうまくいきません。
タイムスタディのチェックリストを見てみると、多くの人は、インターネット、テレビ、ゲームの時間数が多すぎるようです。それらを合計すると、1日のうち、3、4時間の若者はザラにいます。
確かにインターネットもテレビも、気分転換や情報収集に役立ちます。しかし、1日は24時間しかありません。そのうち、睡眠時間や仕事に関わる時間を除くと、自分のために使える時間は限られてきます。その限られた時間を有効に使うには、もっとライフワークに時間を割くとか、仕事の知識を増やすとか、自己啓発に費やすとか、やるべきことが他にたくさんあることを、若手社員自身に考えさせてみましょう。

仕事効率の悪い若手社員の特徴

また、仕事の効率の悪い若手社員の特徴として「目についた仕事から取り組む」ということがあります。「あっ、このレポート書かなきゃいけない」と目の前にある仕事からすぐ手をつけてしまい、「いけない、あれもやるんだった」「あっ、これも残っている」というように、アレコレと手を出してしまい、結局「今日は何をしたんだろう？」といった1日になってしまうというものです。
これは極端な例かもしれませんが、仕事というのは、アレもコレもと手をつけてしまうと収拾がつかなくなってしまいます。また、「この仕事をやり終えた」という達成感も出にくくなります。
このような状態は大きな樹でいうと、太い幹の部分ではなく、枝先の葉っぱのようなもの、すなわち小作業、小仕事であり、大きな仕事のパートだけを行っているようなものです。これでは、いつまで経っても仕事力は身につきませんし、やる気も高まりません。

仕事全体を展望する

若手社員には、樹でいうと大きな幹であり、枝にあたるような仕事の「領域」「項目」をはっきりさせてから仕事にあたってもらうことが大切です。そのためにも仕事の全体を展望させる必要があります。全体をつかんでさえいれば、パラパラとした小仕事をしたとしても「これはこの仕事の一部」という自覚をもってもらえますから、ある程度安心して任せることができます。
例えば、マーケティングマネジャーの仕事であれば、スタッフの管理は大切な仕事です。ほかにもマーケティング戦略立案や、広告・宣伝・PRの計画、実施もしなくてはならないでしょう。あるいは、予算管理とか特別プロジェクトもあるかもしれません。今挙げたような領域、項目が、仕事の樹の大枝、幹にあたるものです。
若手社員は、一人ひとり、職種も部門も違いますので、自分自身でしっかりと仕事の全体像を把握し、全体展望を行ってもらいましょう。仕事の全体像を把握し、時間を有効に活用しようという意識をもつことができれば、仕事のスピード感もおのずと変わってくるはずです。

※本記事は、PHP通信ゼミナール「スピード仕事術マスターコース」のテキストを抜粋・編集して制作しました。

＜監修者＞

松本幸夫（まつもと・ゆきお）
人材育成コンサルタント。1958年、東京生まれ。「最短でできる人をつくるプロ」として、最前線を走り続けている。マスコミや流通、通信、製薬、保険、電気、金融、食品といった業界で指導を行い、営業をはじめとするあらゆる職種のプロを育成することに定評がある。自らスピード仕事術を実践。年間220回の研修、講演活動を行い、そのリピート率は92％を超える。ＮＨＫなどのテレビ出演も精力的にこなす。ベストセラーとなった『とにかく短時間で仕事をする！コツ』（スバル舎）、『仕事が10倍速くなるすごい！法』『仕事が10倍早くなるすごい！法』（三笠書房）など著書は220冊を超える。