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チームコミュニケーションとは？ 向上のための5つのポイント
2023年12月 8日更新
チーム内でのコミュニケーションは、業務のパフォーマンスに直結する重要なポイントの一つです。しかし、リモートワークが浸透する中、コミュニケーションがうまくいかないように感じる方もいるでしょう。本記事では、チームコミュニケーションのタイプや活性化するポイント、施策などを解説します。
INDEX
チームコミュニケーションとは
チームコミュニケーションとは、企業の部署内やプロジェクトのチーム内など、組織のなかで行われるビジネスにおけるコミュニケーションのことです。業務連絡や指示、情報共有など、現場でのさまざまなシーンで求められます。
チームコミュニケーションが不足するとチーム内での連携が取りにくくなり、業務が停滞するだけではなく、人間関係の悪化やトラブルの発生につながり、結果として社員の離職を招くこともあるでしょう。
チームコミュニケーションの重要性を理解できれば、職場で抱えている課題を解決できるかもしれません。
参考記事：コミュニケーションのズレを誘発する3つの思考・行動パターン│ＰＨＰ人材開発
チームコミュニケーションのタイプは5つ
チームコミュニケーションには、以下の5つのタイプがあります。
●言語コミュニケーション
●非言語コミュニケーション
●テキストコミュニケーション
●ビジュアルコミュニケーション
●アクティブリスニング
上記5つでは、コミュニケーションの取り方やふさわしい状況が異なるため、パフォーマンスの高いチームを作るために理解しておくことが必要です。5つのタイプについて順にご紹介します。
言語コミュニケーション
言語コミュニケーションは、文字どおり「話す」「聞く」という会話を通じたコミュニケーションです。チームメンバー間のコミュニケーションでは非常に重要な手段といえるでしょう。
言語コミュニケーションには対面や電話、ビデオ会議などの方法があります。ビジネスにおいては、互いが内容を十分に理解できるような表現の工夫や、正確な情報を過不足なく伝えることが求められます。
非言語コミュニケーション
非言語コミュニケーションは声のトーンやしぐさ、表情、外見的特徴や物理環境など、言語以外の情報が影響するコミュニケーションです。たとえば、相手があくびをしていたら「眠そう」と感じ、体調を気遣うことがあるでしょう。これもコミュニケーションとして成立しています。
コミュニケーションの半分以上は、非言語コミュニケーションに該当するといっても過言ではありません。言語以外の情報をもとにさまざまな印象を受けるため、相手に与えたい印象に合わせて服装や話し方、しぐさを変えることが可能です。そのためビジネスシーンでは、日常会話のほかプレゼンテーションやスピーチの場で非言語コミュニケーションが必要とされます。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションとは、チャットやメールなどのテキストを通したコミュニケーションのことです。オンライン上で連絡手段として用いられることが多く、時間や場所を問わず成立させられるコミュニケーション方法といえます。
テキストコミュニケーションでは相手の顔が見えないぶん、伝え方を工夫しなければいけません。細かいニュアンスが伝わりにくいため誤解を生みやすいともいえるでしょう。自分で伝え方や表現方法を工夫することで、チームにとっても読み手にとってもメリットとなり、円滑な業務が期待できます。
ビジュアルコミュニケーション
ビジュアルコミュニケーションは、視覚情報をもとにしたコミュニケーションです。図や写真、映像などを用いて視覚に訴えかけることによって、受け手のイメージしやすい情報を提供できます。言葉やテキストで表現しにくい作業でも情報伝達がスムーズになり、チーム内の共同作業を円滑に進めることが可能です。
プレゼンテーションの際に受け手がイメージしやすい画像や映像を提示すれば、内容の理解を深められます。文章や口頭での説明より、伝えたいメッセージのアピール性が高まるコミュニケーション手法といえるでしょう。
アクティブリスニング
アクティブリスニングとは、相手の本心をくみ取るコミュニケーション手法のことです。「傾聴姿勢」とも呼ばれ、ただ相手の話を聞くだけではなく、話を引き出して相手の意図や感情の本質を把握することが目的とされています。
相手の話をしっかりと聞くことで、相手への理解を深めようとする姿勢をアピールできるため、人間関係が良好になり、健全な職場環境が整うという一面もあります。
参考記事：今どきの若手社員はコミュニケーションが苦手？ 関係を構築するためのポイントを紹介│ＰＨＰ人材開発
チームコミュニケーション活性化によるメリット
チームコミュニケーションが活性化することで、以下のメリットが期待できます。
●社内の情報共有が活発化する
●トラブルを未然に防げる
●離職率の低下につながる
業務を円滑に進める上で、チームコミュニケーションは必要不可欠です。以下では、チームコミュニケーションの活性化によるメリットを詳しく解説します。自社の課題と照らし合わせてみましょう。
社内の情報共有が活発化する
チームコミュニケーションが活性化すると、社内の情報共有が活発になります。チームコミュニケーションを通して信頼関係が構築されることで、相手に自分の意見や情報を伝えやすくなるためです。伝えるべき情報かどうかで迷うことでも、相手が受け取ってくれると感じれば発信しやすくなります。
情報が不十分であると意見のすれ違いが起こったり、業務ミスが発生したりといったことにつながるでしょう。チームコミュニケーションが活性化されていれば、そのような懸念点を削減できます。
トラブルを未然に防げる
チームコミュニケーションの活性化には、トラブルの未然防止につながるメリットがあります。コミュニケーションが円滑であることで、トラブルの原因を事前に把握しやすいためです。
コミュニケーションが少ない職場だと、問題発生時の報告漏れや把握漏れなどで、トラブルが大きくなることもあるでしょう。重複対応で状況が複雑になることもあるかもしれません。その結果、チームの雰囲気の悪化にもつながります。
離職率の低下につながる
チームコミュニケーションの活性化は、離職率の低下につながるのも大きなメリットといえるでしょう。チームメンバーのエンゲージメント向上につながり、組織への帰属意識が高まるためです。
また、チームコミュニケーションが活発であれば、互いのことを理解する機会も増えるため、チームのメンバーがそれぞれの得意・不得意を把握しやすくなります。お互いをサポートしながら業務を進められるため、良好な関係を築きやすく、業務の質が高まることも期待できるでしょう。
チームコミュニケーション活性化にむけた3つのポイント
チームコミュニケーション活性化のためには、以下のポイントが大切です。
●情報は可視化して共有する
●コミュニケーションの機会を増やす
●チーム内の課題に応じた施策を実行する
ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。チームの現状と比較し、チームコミュニケーションの活性化に取り組む際の参考にしましょう。
情報は可視化して共有する
チームコミュニケーション活性化においては、業務関係の情報を可視化して共有することが大切です。ひと目見て状況を把握できれば、それぞれが自分のやるべきことを考えて業務に取り組めます。
チーム全体のみならず、個々のメンバーの情報も可視化されれば、自分以外の状況にも目が向くでしょう。たとえば、メンバーが対応中の案件を把握できれば、重複対応や対応漏れを防ぐことが可能です。対応に時間が掛かっている場合には、適宜ほかのメンバーがサポートにも回れます。
コミュニケーションの機会を増やす
業務に関係なくコミュニケーションを増やすことも、チームコミュニケーションの活性化につながります。雑談や相談などを通してお互いの人となりを理解することで、信頼関係を築きやすいためです。
チーム内のメンバーがお互いをよく理解していれば、連携を取りやすくなるだけではなく、不足点をサポートすることにもつながります。そのため、業務に関係のない会話もチームコミュニケーションには効果的です。
チーム内の課題に応じた施策を実行する
チームコミュニケーション活性化のためには、チーム内の課題に応じた施策を実行しましょう。チームコミュニケーションがうまくいかないと感じる場合、メンバーの特徴やスキル、経験年数などを多面的に分析し、理由を洗い出すことが必要です。
また、パルスサーベイや社内アンケートなどの調査で、メンバーの意見を収集した上で施策を考えるという方法もあるでしょう。課題を解決できる施策を実行することで、より効率的にチームコミュニケーションを活性化できます。
チームコミュニケーション活性化につながる施策
チームコミュニケーション活性化につながる施策として、以下の方法があります。
●コミュニケーションツールの導入
●1on1の導入
●研修の実施
それぞれコミュニケーションの活性化に効果的ですが、どれも目的に沿った内容であることが大切です。ここからは、それぞれの施策について詳しく解説します。特徴を理解し、自社の現状や課題に合わせた方法を選びましょう。
コミュニケーションツールの導入
コミュニケーションが活発な環境を構築するためには、コミュニケーションツールの導入が効果的です。コミュニケーションツールにはチャットや社内SNSなどさまざまありますが、社内で使用率が高いものや課題を解決できるものが望ましいでしょう。
たとえば、業務に役立つひととおりの機能とチャット機能を備えたグループウェアが効果的です。 コミュニケーションツールとしても使用できる上、「業務を効率化したい」という課題も解決できます。
1on1の導入
1on1は上司と部下の定期的な面談で、普段の悩みやキャリアプランなど業務以外の対話をします。タテの関係でコミュニケーションの不足を感じている場合に有効です。部下の話を引き出すためのアクティブリスニングや、効果的なフィードバックを行いましょう。
1on1の実施には、面談内容を記録できる運用支援ツールや、リモートでの実施にも対応できるWeb会議ツール などがあります。1on1を導入する際に同時に採り入れると、対話内容の質が上がるでしょう。
研修の実施
コミュニケーション能力を向上できる内容の研修を実施することも、チームコミュニケーション活性化に効果的です。コミュニケーションの基本的な方法をはじめ、コミュニケーションを取るうえでおさえて置くべき心構えなどを学べます。
社内外や顧客、取引先などさまざまな場面を想定した実践的な研修内容であれば、受講生も行動につなげやすいでしょう。
まとめ：コミュニケーションを活性化させチームワークを高めよう
チームコミュニケーションの必要性や活性化のメリット、施策などを解説しました。チームコミュニケーションが活発な職場は、社員同士が信頼関係を構築できて業務での連携も取りやすくなるでしょう。その結果生産性が向上し、組織全体の成長につながります。
チームコミュニケーションに課題を抱えている場合には、コミュニケーションツールや1on1、研修など効果の高い施策の導入がおすすめです。
